Une bonne gestion de projet repose essentiellement sur l'organisation, l'anticipation et la capacité à s'adapter aux changements.

Alors que les outils traditionnels facilitent la collaboration des équipes, l'IA va encore plus loin. Elle automatise les tâches répétitives, améliore la communication et optimise les ressources d'une manière difficilement réalisable par les humains seuls.

Voici comment l'IA est généralement utilisée :

• Automatisation des tâches routinières : L'IA gère les mises à jour de statut, les rappels et les notifications, réduisant ainsi les erreurs et vous donnant plus de temps pour la planification stratégique.
• Des données plus intelligentes pour une meilleure planification : L'IA crée et maintient des données précises, permettant aux chefs de projet de faire des prévisions plus exactes.
• Gestion des ressources et des coûts : L'IA évalue la disponibilité des ressources et les attribue efficacement, facilitant le respect des délais et du budget.

Découvrez comment ChatGPT peut transformer vos propositions de projet en plans d'action détaillés. Apprenez les techniques de prompt efficaces pour définir des délais réalisables, hiérarchiser les tâches et affecter les bons membres de l'équipe à chaque mission — le tout grâce à l'IA.

Dans ce tutoriel, qui fait partie du cours Automatisez la gestion de projet avec l'IA, vous apprendrez comment transformer une proposition de projet en un plan détaillé prêt à être utilisé dans n'importe quel outil de gestion de projet. Bien que nous nous concentrerons sur l'utilisation de ChatGPT, vous pourrez appliquer ces techniques avec d'autres outils d'IA comme Claude, Gemini ou Copilot.

Nous vous guiderons tout au long du processus, en vous aidant à construire un plan de projet solide et à mieux comprendre les composants essentiels de votre projet.

Voici le processus étape par étape que nous allons aborder :

1. Comprendre la proposition de projet
2. Identifier les tâches principales
3. Décomposer les tâches en sous-tâches
4. Attribuer les rôles et responsabilités
5. Estimer les délais et identifier les dépendances
6. Formater les données pour les outils de gestion de projet

Les outils nécessaires pour ce tutoriel :

• ChatGPT

Entrons dans le vif du sujet.

Comprendre la proposition de projet

Une proposition de projet est un document détaillé qui décrit le projet. La première étape consiste à comprendre la proposition et à examiner sa structure. Nous allons donc télécharger le document dans ChatGPT et lui demander de résumer le projet. Cette étape permet aux chefs de projet de comprendre la proposition sans avoir à parcourir l'intégralité du document.

Ouvrez ChatGPT et importez le document. Utilisez l'exemple de prompt suivant en remplaçant les variables par vos propres informations :

Prompt:

[Joindre la proposition de projet] Résume les principaux buts, objectifs, livrables et exigences précises de la proposition de projet joint.

Astuce rapide: Au lieu de télécharger un document, vous pouvez connecter Google Drive ou Microsoft OneDrive à votre compte ChatGPT. Cette fonctionnalité peut parfois présenter des bugs dans ChatGPT, mais lorsqu'elle fonctionne correctement, elle est beaucoup plus rapide que le téléchargement d'un document ou le copier-coller de contenu dans le chat. Si vous rencontrez des problèmes de connexion avec Google Drive, essayez d'actualiser ChatGPT, ce qui devrait résoudre le problème.

Identifier les tâches clés

Après avoir examiné le résumé, il est essentiel d'identifier les tâches principales nécessaires au démarrage du projet. Demandez à ChatGPT de décomposer la proposition de projet en tâches clés, phases et jalons.

Prompt:

En utilisant la proposition de projet comme référence, identifie les tâches ou phases clés nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Organise ces tâches en catégories ou jalons pertinents pour fournir une feuille de route claire permettant d'obtenir les résultats souhaités.

Décomposez les tâches en sous-tâches.

Les tâches principales d'un bon plan de projet peuvent sembler intimidantes. C'est pourquoi nous allons demander à ChatGPT de les décomposer en sous-tâches plus petites et plus concrètes.

‍Prompt :

Décompose chaque tâche du projet en sous-tâches plus petites et réalisables. Précise les résultats attendus pour chaque sous-tâche.

C'est beaucoup mieux. Nous avons reçu une liste détaillée des tâches, ce qui est plus facile à gérer et à suivre.

Assigner les rôles et les responsabilités

Avec une liste détaillée des sous-tâches, nous pouvons maintenant attribuer les rôles et les responsabilités en fonction des ressources de l'équipe disponibles pour ce projet.

Prompt :

Sur la base des rôles et expertises de l'équipe : [lister les rôles et expertises], attribuer les responsabilités pour chaque tâche identifiée et ses sous-tâches

Estimer les délais et identifier les dépendances

Un autre aspect crucial de la gestion de projet consiste à identifier les échéances et les dépendances afin d'éviter des problèmes inutiles pendant le déroulement du projet. Pour la dernière section du plan de projet, demandez à ChatGPT de structurer toutes les tâches en fonction des échéances, des contraintes et des dépendances du projet. 

Prompt :

Crée une chronologie de projet avec les durées estimées pour chaque tâche et sous-tâche, en intégrant ces exigences temporelles spécifiques : [insérer les contraintes de temps]. Indique également quelles tâches dépendent de l'achèvement préalable des autres.

Utilisez le prompt suivant pour créer une timeline visuelle :

Crée une timeline visuelle

ChatGPT nous a fourni des tableaux et des graphiques pour faciliter l'élaboration d'un plan de projet. C'est parfait ! 

Formater les données pour les outils de gestion de projet

Puisque nous allons transférer notre planification de projet de ChatGPT vers un véritable système de gestion de projet, nous pouvons mettre en forme notre plan dans ChatGPT pour faciliter son importation dans l'outil de votre choix.

Prompt :

Peux-tu convertir le plan détaillé décrit dans cette conversation en fichier CSV téléchargeable pour qu'on puisse l'importer dans Airtable ? Utilise une structure avec nom de tâche, description, responsable, date de début, date d'échéance et dépendances.

Important à savoir : Nous utiliserons Airtable comme outil de gestion de projet dans ce cours. Si vous utilisez un autre outil, assurez-vous simplement de comprendre comment effectuer un import en masse de contenu dans votre application afin de pouvoir suivre cette étape.

Parfait ! Vous êtes arrivé à la fin de ce tutoriel. Nous allons maintenant passer à Airtable pour mettre en place notre système de suivi et de reporting de projet. En utilisant le plan de projet que nous avons créé dans ce tutoriel, nous exploiterons l'IA native d'Airtable pour construire rapidement un système de suivi de projet personnalisé.

Cliquez ici pour accéder au prochain tutoriel du cours.

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