La rédaction de propositions commerciales pour des appels d'offres nécessite plusieurs heures de travail minutieux. Les professionnels se sentent souvent dépassés par cette tâche, car la gestion de multiples documents et la synthèse des informations requises dans une proposition représentent un véritable défi.

L'utilisation d'outils d'IA pour optimiser votre processus de rédaction d'appels d'offres peut vous faire économiser d'innombrables heures de travail fastidieux. Cela vous permet de rédiger des réponses aux appels d'offres attractives et compétitives sans la précipitation de dernière minute.

Que vous soyez un gestionnaire d'appels d'offres expérimenté ou que vous débutiez dans le processus d'appel d'offres, ce guide détaillé vous montrera comment tirer parti de l'IA pour :

• Examiner et analyser les documents d'appels d'offres (RFP/ITT)
• Élaborer des stratégies gagnantes claires en structurant la proposition commerciale
• Rédiger des sections de proposition convaincantes
• Développer les différentes sections de la proposition
• Peaufiner et perfectionner la soumission finale de l'offre

À noter : nous utiliserons des données factices dans ce tutoriel.

Commençons !

Étape 1 - Examiner et analyser les documents d'appel d'offres/appel à la concurrence

Le traitement des documents d'appels d'offres - qui peuvent aller de quelques pages à plusieurs centaines - peut s'avérer un travail long et complexe. L'extraction manuelle de toutes les informations qu'ils contiennent prend beaucoup de temps, ce qui en fait un cas d'utilisation idéal pour l'assistance par l'IA.

Dans ce guide, nous vous montrerons comment utiliser la nouvelle fonctionnalité canvas de ChatGPT pour rédiger votre offre. Il vous suffit d'ouvrir ChatGPT et de sélectionner le modèle GPT-4 avec canvas dans la liste.

Au lieu de lire les documents les plus ennuyeux au monde, vous pouvez demander à ChatGPT de les analyser et de les résumer pour vous. Après avoir sélectionné le modèle GPT canvas, téléchargez le document ITT avec le prompt suivant. Cela vous aidera à extraire toutes les informations essentielles et les questions du document.

Prompt :

Je me prépare à rédiger une offre pour l'appel d'offres. Le document est joint à ce prompt. Aide-moi à comprendre le document en extrayant toutes les informations clés qui m'aideront à rédiger une offre.Les éléments que je souhaite connaître sont :- Quels sont les principaux défis rencontrés par le client- Que recherchent-ils exactement comme solution ? Fournir les points clés- Quels pourraient être les critères d'évaluation des offres- Analyser et lister tous les facteurs qui pourraient m'aider à rédiger une offre gagnante- Fournir une checklist des éléments nécessaires dans l'offreListe tout ce que je devrais savoir d'autre. Assure-toi également de fournir des citations pour les réponses dans la/les section(s) contenant ces informations pour vérification. Cela devrait de préférence être sous forme de tableau.

Bien entendu, vous pouvez poser des questions complémentaires pour obtenir plus de détails que vous jugez essentiels avant de commencer la rédaction de l'offre. Ajoutez vos questions à la liste existante dans notre prompt, ou formulez et structurez vos propres questions comme vous le souhaitez.

De plus, si vous souhaitez obtenir des citations détaillées avec les numéros de pages et tous les détails, demandez à ChatGPT de présenter les citations sous forme de tableau pour faciliter leur vérification.

Étape 2 - Élaborer des stratégies d'offres gagnantes en structurant la proposition commerciale

Bien sûr, vous avez besoin d'une stratégie d'appel d'offres pour structurer votre proposition. Vous vous demandez peut-être comment commencer votre soumission. Que faut-il mettre dans le premier paragraphe ? Grâce à la fonction canvas de ChatGPT, vous pouvez désormais dire adieu au syndrome de la page blanche. 

Créez un modèle partiellement rempli pour la proposition d'offre (l'IA est toujours plus efficace lorsqu'elle assiste l'humain plutôt que de tout faire elle-même). Suivez le prompt ci-dessous et observez comment nous l'avons fait. Cela pourrait vous donner une idée sur la façon de formuler un prompt qui définit vos exigences et vous apporte exactement ce dont vous avez besoin.

Prompt :

Crée un modèle partiellement rempli pour la proposition d'offre dans un canvas. Ajoute des sections selon les exigences du modèle.Remplis les sections avec des détails, y compris les questions et les points à puces qui nécessitent des réponses. Les questions doivent être basées sur celles du document d'appel d'offres.Propose des suggestions sur les ressources dont j'ai besoin pour répondre aux questions. Suggère également les documents rarement nécessaires directement dans le canvas. Assure-toi de lister et suggérer tous les documents requis dont j'ai besoin pour créer une proposition gagnante en dehors du canvas.

‍À retenir : N'hésitez pas à affiner vos prompts selon vos besoins. Ajoutez des suggestions à un prompt pour obtenir un résultat détaillé qui correspond à vos exigences.

ChatGPT ouvrira une fenêtre de composition juste à côté de la fenêtre de saisie du prompt. Cette zone de composition est l'endroit idéal pour élaborer et affiner notre offre. Elle contient une liste de questions auxquelles il faut répondre pour créer une offre complète.

Étape 3 - Rédiger des sections de proposition persuasives

Pour rédiger des sections de proposition convaincantes, vous devez rassembler les documents pertinents. Ces documents fourniront les réponses aux questions. Retrouvez les documents appropriés dans votre section FAQ, ou listez les réponses aux questions de la proposition en les copiant depuis votre site web.

L'extraction manuelle des réponses à chaque question peut représenter une charge de travail importante. Tirez parti de la puissance de l'IA pour accélérer le processus. Pour ce tutoriel, nous utiliserons la documentation Amazon VDI.

Heureusement, ChatGPT nous a donné les documents nécessaires pour l'élaboration d'une offre convaincante. L'ensemble des documents n'est peut-être pas nécessaire, mais des "immanquables" ont forcément été énumérés ici.

Prompt :

[insérer les documents en utilisant la fonction jointe]

Les documents joints fournissent la gestion des connaissances pour les appels d'offres. Ils contiennent les réponses à de nombreuses questions pour la proposition d'offre. Réponds aux questions de la proposition d'offre que tu as écrites en utilisant ces documents et mets à jour le plan dans le canvas avec les réponses données.

Note les réponses que tu ne peux pas trouver ou dont tu n'es pas sûr et liste-les comme tu as listé la liste des documents.

Fournis des citations pour vérifier les réponses en indiquant où se trouve l'information dans la documentation.

Informe-moi des ressources mentionnées dans ce document qui doivent être consultées pour obtenir une réponse. Je te fournirai le contenu du document.

Il a bien répondu aux questions. Veillez à vérifier les hyperliens générés par ChatGPT. L'IA peut parfois générer des URLs qui mènent à des pages d'erreur 404.

Étape 4 - Élaborer les solutions proposées

L'un des meilleurs atouts de Canvas est son mode d'édition. Vous pouvez ajuster, affiner ou réécrire n'importe quel texte à la volée. Si vous souhaitez régénérer un paragraphe ou une phrase, sélectionnez le texte et cliquez sur le petit bouton '+' qui apparaît à côté. Rédigez un prompt pour obtenir une explication du texte. 

Bien que Canvas soit encore en version bêta, il peut fournir des explications plutôt satisfaisantes. Cependant, il nous est impossible de prédire avec exactitude quel prompt générera quel résultat. Vous devrez faire des essais pour trouver ce dont vous avez besoin. 

Nous allons enfin utiliser les deux prompts suivants pour obtenir le document le mieux formaté possible.

Prompt:

Transforme le plan fourni en une section complète et professionnelle d'une proposition d'appel d'offres.Exigences :1. Développement du contenu : Enrichis le plan avec un contenu détaillé pour créer une section de proposition entièrement développée qui s'aligne avec l'objectif d'une soumission d'appel d'offres.2. Structure : Pour organiser le contenu de manière hiérarchique, utilise un format de numérotation à plusieurs niveaux (ex : 1.0, 1.1, 1.2, etc.).3. Mise en forme :- Inclure des titres pour chaque section principale- Utiliser du texte en gras aux endroits appropriés pour mettre en évidence les points clés et les titres4. Cohérence : Assurer une tonalité, une mise en forme et un enchaînement cohérents qui correspondent aux standards professionnels des propositions.

Et : 

Prompt :

Crée des brouillons complets pour toutes les sections nécessaires à inclure dans la proposition finale d'appel d'offres. Structure chaque section avec une numérotation à plusieurs niveaux, un formatage hiérarchique cohérent avec des titres clairs, et utilise du texte en gras pour mettre en évidence les informations clés.

Le brouillon de proposition est désormais bien formaté.

À ce stade, vous devez relire chaque section tout en vérifiant l'exactitude des points développés. Canvas étant modifiable, vous pouvez supprimer ou modifier n'importe quel point ou ajouter des informations supplémentaires. C'est là que votre expertise prendra tout son sens.

Canvas propose également plusieurs outils intégrés pour fluidifier votre processus d'écriture. Survolez simplement l'icône en forme de crayon dans le coin inférieur droit pour accéder aux options suivantes :

• Proposez des modifications : Recevez des suggestions et retours en ligne de ChatGPT.
• Ajustez la taille : Allongez ou raccourcissez facilement le document.
• Changez la difficulté du texte : Modifiez le niveau de lecture, de la maternelle jusqu'aux études supérieures.
• Peaufinez les détails : Vérifiez le texte pour la grammaire, la clarté et la cohérence globale.

Ces fonctionnalités vous permettent d'améliorer chaque section facilement et avec précision.

Nous avons également appliqué les options d'augmentation et de diminution de longueur à travers différentes sections afin de capturer suffisamment de détails sur la solution.

Étape 5 - Affiner et perfectionner la soumission finale de l'offre

La dernière étape consiste à préparer cette offre pour sa soumission. Nous souhaitons la peaufiner. Utilisez le prompt suivant pour donner au document une touche finale.

Prompt :

Peux-tu rendre cette offre plus convaincante et attractive ? Considère-la du point de vue du client et rends cette proposition d'offre attractive pour montrer que nous nous soucions de résoudre leur problème.Prends en compte les conseils suivants :Mettre le Client en Premier : Priorise le client en utilisant son nom plus fréquemment que celui de notre entreprise et en adoptant son langage et ses termes. Cette approche rend la communication plus pertinente et personnalisée.Élaborer un Message Persuasif : Construis chaque section comme si tu présentais des arguments convaincants, en utilisant des preuves claires et des points forts pour appuyer tes déclarations. Structure ton contenu pour guider le client vers notre choix.Mettre en Valeur nos Atouts : Dépeins clairement ce que le client peut attendre d'une collaboration avec nous. Souligne les bénéfices qu'il obtiendra et relie directement nos offres à ses besoins, démontrant comment nous apportons une valeur adaptée à ses objectifs.

Remarque : Vous pouvez quitter l'interface canvas pour rédiger des prompts longs. Vous pouvez conserver la vue partagée si celle-ci vous convient !

Pour donner plus de profondeur à votre offre, vous pouvez joindre un document contenant les termes courants du secteur. Vous pouvez également les copier/coller dans un prompt, ou les lister, ou même demander à ChatGPT de vous les donner puis les réincorporer dans le prompt !

Prompt :

[Joindre un pdf ou un document]

Examine le guide joint et ajoute des termes spécifiques à l'industrie dans l'offre que tu rédiges. Ne pas en abuser. Utilise-les avec parcimonie et uniquement là où c'est nécessaire. Utilise-les seulement là où c'est attendu.

Et voilà. N'oubliez pas que cette soumission n'est complète qu'à 80%. Vous devrez probablement la modifier pour l'adapter à vos besoins et ajouter les exigences que ChatGPT aurait pu oublier. Ce n'est pas la dernière étape de votre processus de proposition d'offre. Il s'agit d'une ébauche. En utilisant l'IA, vous avez gagné quelques heures. Cependant, vous devez la finaliser pour garantir que vous soumettez une offre gagnante.