Bienvenue dans le quatrième tutoriel du cours Boostez vos ventes avec l'IA.

La conversion des prospects en clients dépend de la façon dont vos activités de prospection s'intègrent à votre processus de vente. Votre équipe doit avoir un accès facile aux informations sur les prospects et être immédiatement informée lorsque quelqu'un manifeste de l'intérêt - sans quoi vous risquez de manquer des opportunités prometteuses. Lorsque les commerciaux peuvent rapidement voir comment les prospects interagissent avec vos communications et recevoir des alertes sur les leads qualifiés, ils peuvent agir au moment opportun.

Dans ce tutoriel, vous découvrirez comment :

• Exporter et synchroniser les données d'engagement depuis Reply.io
• Mettre en place un système de scoring des leads pour prioriser les prospects
• Automatiser les workflows pour le suivi des leads à forte valeur
• Lancer des campagnes de nurturing pour engager les clients potentiels
• Élaborer un plan stratégique pour conclure des deals avec succès

Outils nécessaires :

• Un compte Reply.io
• Un compte Hubspot (vous pouvez évidemment adapter le workflow à votre CRM favoris)

Commençons !

Exporter et synchroniser les données d'engagement depuis Reply.io

Pour aligner notre workflow avec l'équipe commerciale, nous commencerons par exporter notre base de contacts ainsi que leurs données d'engagement email depuis Reply.io. Ces données fournissent des informations essentielles, comme les clics sur les emails et les désabonnements, qui sont cruciales pour comprendre les niveaux d'engagement.

En utilisant ces informations, nous pourrons mettre en place un système de scoring des leads dans HubSpot pour nous concentrer sur les prospects à forte valeur qui ont montré un réel intérêt.

Pour commencer l'intégration avec Reply.io, rendez-vous sur votre tableau de bord Reply.io, ouvrez l'onglet execution et trouvez la section integrations.

Toutes les intégrations d'applications externes seront gérées ici dans Reply.io.

Astuce : Bien que nous utilisions Hubspot CRM dans ce tutoriel, Reply.io est compatible avec de nombreux autres CRM. Choisissez celui que vous utilisez le plus.

Lorsque vous ouvrez la page des intégrations, vous verrez plusieurs options pour synchroniser les données entre Reply.io et HubSpot. Pour nos besoins, nous nous concentrerons sur deux synchronisations clés :

1. Synchroniser les contacts de Reply.io avec HubSpot
2. Aligner les statuts des personnes dans Reply.io avec les statuts des leads dans HubSpot

Pour commencer, sélectionnez l'option "People Sync" dans Reply.io. Par défaut, deux champs seront déjà mappés. Cliquez sur "Add Field Mapping" pour en ajouter davantage et sélectionner les champs supplémentaires que vous souhaitez synchroniser avec HubSpot. Cette étape garantit que toutes les données précédemment importées de Clay.com sont incluses dans Reply.io, donnant ainsi à l'équipe commerciale un contexte complet sur chaque prospect.

Maintenant, configurons la People Statuses Sync. Cette étape consiste à mapper les données d'engagement clés de Reply.io, comme les emails rejetés, les clics, le statut de complétion des contacts et les emails invalides. Ces champs de statut seront synchronisés avec HubSpot pour alimenter le scoring des leads.

Avant de continuer, vérifiez le menu des paramètres de HubSpot pour vous assurer que tous les statuts de lead nécessaires sont disponibles. Pour tous les statuts qui n'existent pas encore, créez de nouvelles propriétés personnalisées et définissez leur type comme Lead Status. Cela garantit une intégration fluide et un suivi précis des données d'engagement.

Une fois les deux étapes de synchronisation configurées, activez la synchronisation complète en basculant l'interrupteur dans le coin supérieur droit. Cela garantira que toutes les données circulent sans problème entre Reply.io et HubSpot.

Astuce rapide : Assurez-vous que tous les contacts, données de prospects et métriques d'engagement sont importés dans votre HubSpot ou tout autre CRM que vous utilisez. Les données d'engagement, telles que les clics ou les réponses, peuvent prendre quelques heures pour apparaître après l'envoi de la campagne.

Le scoring des leads est une méthode de classement des clients potentiels en fonction de leur valeur pour votre entreprise. Cela implique d'attribuer des points pour des actions et caractéristiques spécifiques qui indiquent l'intérêt d'un prospect et son adéquation avec votre produit ou service. Une fois que les prospects ont accumulé suffisamment de points, ils sont marqués comme leads qualifiés, devenant ainsi une priorité absolue pour votre équipe commerciale.

Dans ce cas, nous utiliserons les données d'engagement synchronisées depuis Reply.io pour concevoir un système de scoring dans HubSpot. Cela aidera votre équipe commerciale à se concentrer sur les prospects ayant la plus forte probabilité de conversion.

Un modèle de scoring efficace suit à la fois les indicateurs d'intérêt explicites et implicites. Les indicateurs explicites sont des actions directes, comme répondre à un email, tandis que les indicateurs implicites sont des comportements plus subtils, comme l'ouverture d'emails ou le clic sur des liens.

Pour commencer, accédez à la page des paramètres de HubSpot et sélectionnez Properties dans la barre latérale gauche.

Une fois dans la section Properties, recherchez la propriété HubSpot Score. C'est ici que nous allons configurer et personnaliser notre système de scoring.

Astuce rapide : Pour utiliser la fonctionnalité de scoring de HubSpot, vous devez souscrire au plan HubSpot Professional. Assurez-vous que votre compte est mis à niveau pour accéder à cette fonctionnalité dans votre CRM.

Voici le cadre initial de scoring pour évaluer l'engagement dans votre campagne Reply.io :

• Link clicked : +5 points
• Replied : +10 points
• Meeting booked : +20 points
• Opted out : -20 points

Cette structure vous permet de prioriser les prospects en fonction de leurs actions positives tout en tenant compte du désengagement ou des désinscriptions.

Conseil rapide : Lors de la configuration de vos scores de prospects, il est essentiel d'adapter le cadre au contexte spécifique de votre entreprise. Par exemple, si votre secteur repose fortement sur les relations personnelles, vous pourriez attribuer plus de points aux réponses, car elles indiquent un niveau d'engagement plus profond. En revanche, si vous vendez un produit technique, les clics sur la documentation technique ou les ressources produits pourraient être plus précieux et devraient donc avoir un score plus élevé.

Une fois que vous cliquez sur Save, HubSpot calculera automatiquement les scores de prospects pour tous vos contacts selon les critères que vous avez définis.

À mesure que vous obtenez plus d'informations sur ce qui définit un prospect qualifié pour votre entreprise, n'hésitez pas à ajuster les scores. Par exemple, si vous découvrez que les prospects qui cliquent sur les liens se convertissent à un taux plus élevé que ceux qui ouvrent simplement les emails, vous pouvez augmenter les points pour les clics sur les liens pour refléter leur valeur supérieure.

Automatiser les workflows pour suivre les prospects à forte valeur

Maintenant que le système de scoring est configuré, il est temps de créer des workflows automatisés qui transforment ces scores de prospects en tâches exploitables pour votre équipe commerciale.

Allez dans Automation > Workflows dans votre tableau de bord HubSpot. Ensuite, cliquez sur le bouton "Create workflow" dans le coin supérieur droit pour commencer.

Vous verrez différents types de workflows—sélectionnez "Contact-based" puisque nous travaillons avec des propriétés et des scores de contacts.

Ensuite, nommez votre workflow "High-Value Lead Follow-up" pour le garder clair et spécifique. Puis, configurons le enrollment trigger pour déterminer quand les contacts sont éligibles à entrer dans ce workflow.

Cliquez sur "Set up triggers" et sélectionnez "When filter criteria is met" comme type de déclencheur. Ensuite, localisez la propriété "HubSpot Score" que vous avez créée précédemment et définissez la condition sur "is greater than 15". Ce seuil permettra d'identifier les prospects qui ont significativement interagi avec votre démarchage et sont probablement prêts pour un suivi.

Après avoir sauvegardé l'étape du déclencheur, cliquez sur "Add action" et choisissez "Create task" dans le menu des actions. Cela permettra de créer une tâche qui notifie un représentant commercial chaque fois qu'un lead à fort potentiel est identifié, garantissant ainsi un suivi rapide.

Vous pouvez attribuer des tâches en utilisant d'autres applications de gestion de projet comme Asana ou Notion.

Dans le formulaire de création de tâche :

• Définissez le titre de la tâche comme "Follow up with high-value prospect from Reply.io campaign."
• Sélectionnez le type de tâche
• Définissez la date d'échéance de la tâche à "2 days after enrollment."
• Assignez la tâche au responsable du contrat ou à un commercial spécifique.

Cliquez sur "Review and publish" pour activer le workflow. Nous avons réussi à mettre en place l'automatisation pour identifier les leads engagés et informer automatiquement notre commercial.

Lancez des campagnes de nurturing pour engager les clients potentiels

Une fois que votre workflow dans HubSpot est configuré pour créer des tâches pour les leads à haut score, il est important d'avoir un plan stratégique pour nourrir les leads qui ne sont pas encore pleinement engagés.

Créez une nouvelle séquence adaptée aux campagnes de nurturing. Celle-ci doit se différencier de votre première approche, qui se concentre davantage sur l'apport de valeur basé sur vos modèles d'engagement observés. Par exemple, si certains liens ou sujets ont généré plus de clics lors de votre première campagne, construisez vos messages de nurturing autour de ces thèmes pour maintenir l'engagement.

De plus, il est essentiel de former votre équipe commerciale à utiliser efficacement ces nouveaux outils. Programmez une courte session de formation pour leur apprendre à interpréter les métriques d'engagement de Reply.io et à intégrer ces insights dans leurs stratégies de suivi. Cela garantira une transition fluide entre les communications automatisées et les interactions personnalisées à fort impact.

Élaborez un plan stratégique pour conclure les ventes avec succès

Bien que les systèmes automatisés gèrent le scoring des leads et la création de tâches, la conclusion des ventes nécessite une approche humaine stratégique qui exploite toutes les données que nous avons collectées. C'est là que les insights d'IA deviennent inestimables pendant les négociations.

Avant toute conversation commerciale, examinez les données d'engagement de Reply.io et HubSpot. Recherchez des tendances dans la façon dont les prospects ont interagi avec votre contenu - quelles fonctionnalités ont retenu leur attention, quels points sensibles ont résonné, et quand ils ont tendance à s'engager. Ces renseignements aideront à façonner votre stratégie de négociation.

Développez un rituel pré-appel qui inclut l'examen de :

• La chronologie complète des interactions
• Les interactions spécifiques avec le contenu
• Les modèles de réponse et leur timing
• Les objections courantes des prospects similaires

Lorsque vous contactez des leads à haut score, faites référence à leurs interactions spécifiques avec vos campagnes. S'ils se sont régulièrement intéressés à du contenu lié à certaines fonctionnalités ou avantages, mettez ces sujets en avant pendant votre conversation. Cette approche démontre votre attention et ajoute une touche personnelle à votre argumentaire.

L'intégration d'un processus de nurturing via Reply.io combinée à une interaction humaine basée sur les données crée un système puissant pour faire progresser efficacement les prospects dans votre pipeline. Vous ne faites pas simplement un suivi - vous poursuivez une conversation qui a déjà montré des signes prometteurs à travers un engagement mesurable.

Pour obtenir des informations plus approfondies sur les performances de votre campagne de cold outreach, rendez-vous dans la section Reports et téléchargez le rapport de votre campagne.

Vous pouvez analyser ces données en détail en utilisant des outils comme ChatGPT ou Claude. Essayez d'utiliser ces prompts pour découvrir des insights précieux à partir de vos rapports :

Vue d'ensemble de la campagne

Utilisez le prompt suivant pour obtenir une vue d'ensemble de la campagne.

Prompt:

Analyse le rapport de campagne téléchargé et fournis :

1. Un résumé des métriques clés (taux de distribution, d'ouverture et de réponse)
2. Comment ces chiffres se comparent aux standards du secteur
3. Les points forts les plus notables et les axes d'amélioration

Analyse de l'engagement

Sur la base de ces métriques de campagne, identifie :

1. L'efficacité de notre prospection (en examinant le ratio ouvertures/réponses)
2. Les métriques préoccupantes nécessitant une attention immédiate
3. Des suggestions spécifiques pour améliorer les taux d'engagement

Métriques de conversion

À partir de ces données de campagne, analyse :

1. Le taux de conversion entre le total des emails et les rendez-vous fixés
2. Si notre taux de réponses positives correspond aux standards du secteur
3. Des recommandations pour améliorer les taux de conversion

Et voilà. Vous avez terminé ce cours avec succès. Félicitations. Vous pouvez maintenant utiliser l'IA pour gérer votre processus de cold outreach et maximiser vos ventes.