L'Assistant Claude IA révolutionne la façon dont les professionnels abordent la préparation des réunions. En analysant votre ordre du jour, en rassemblant les documents pertinents et en organisant les informations clés, Claude élimine la course effrénée d'avant-réunion. En plus d'extraire les points essentiels des communications précédentes, de synthétiser les informations sur les participants et de présenter toutes les données de manière claire et digeste, il gère également le travail préparatoire.

Dans ce tutoriel, comme vous l'avez compris, nous allons vous montrer comment utiliser Claude pour se connecter à vos comptes Calendar et Gmail. Il rassemblera les informations sur les participants, les conversations passées et les détails de l'entreprise en un seul endroit, offrant une vue d'ensemble du contexte sans avoir à jongler entre les applications.

Ce tutoriel vous montre comment :

• Intégrer les comptes Gmail et Google Calendar
• Découvrir et rechercher les réunions à venir
• Examiner les communications passées
• Exploiter les informations pour le succès des réunions

Commençons !

Étape 1 - Intégrer les comptes Gmail et Google Calendar

Pour commencer, nous devons connecter les comptes Gmail et Google Calendar avec Claude. En effet, Claude a besoin d'accéder à ces comptes pour obtenir des informations sur la réunion, rechercher les réunions passées et rassembler les documents et autres éléments à examiner.

Ouvrez Claude et connectez-vous à votre compte Pro.

Note importante : Vous avez besoin d'un abonnement Pro pour intégrer Gmail et Google Calendar. Le plan gratuit n'offre pas ces services.

Accédez aux paramètres en cliquant sur l'icône des paramètres en bas à gauche de la boîte de discussion. Cliquez sur 'Connect' pour Gmail.

Suivez les différentes étapes pour donner à Claude l'accès à votre compte Gmail. Une fois la connexion établie, le bouton d'activation s'affichera.

Connectez ensuite l'application Google Calendar en cliquant sur 'Calendar search'.

Suivez les étapes pour donner à Claude l'accès au Calendrier. Une fois terminé, le menu déroulant des paramètres devrait ressembler à ceci :

Note rapide : Vous pouvez activer et désactiver ces paramètres à tout moment pour préserver votre confidentialité. Désactivez-les une fois la préparation de la réunion terminée.

Étape 2 - Découvrir et rechercher les prochaines réunions

Une fois que tout est connecté, demandez à Claude d'obtenir le planning des réunions, la liste des participants et l'ordre du jour s'il est disponible. Vous pouvez également fournir des documents en les téléchargeant dans la conversation via la fonction d'attachement. Dans tous les cas, vous devriez fournir tous les documents pertinents relatifs à la réunion, comme l'ordre du jour, le profil de l'entreprise, le manifeste et la liste des questions, entre autres. Utilisez le prompt suivant pour obtenir un résumé de la réunion.

Prompt :

Vérifie mon calendrier pour jeudi, puis fais des recherches sur le(s) participant(s) et l'entreprise pour me fournir un bref résumé à leur sujet.

Claude examine votre calendrier, repère vos prochaines réunions et récupère les noms des personnes que vous allez rencontrer. Il fait ensuite les recherches à votre place en cherchant sur le web pour rassembler des informations utiles sur ces personnes et leurs entreprises. Vous obtiendrez un profil pratique qui couvre notamment :

• Leur parcours professionnel
• Les informations essentielles sur leur entreprise, comme sa date et son lieu de création
• Les actualités ou mises à jour récentes concernant l'entreprise

Posez des questions complémentaires sur le profil de l'entreprise, les personnes clés, l'historique de la société et les avis disponibles en ligne.

Prompt:

Fournis du contexte en effectuant des recherches sur le profil de l'entreprise, ses services et le personnel clé autorisé à donner des informations sur les tôles d'acier.

Étape 3 - Examinez les communications passées.

L'un des principaux avantages des chatbots IA est leur capacité à effectuer des recherches selon vos besoins, y compris dans des zones que vous n'auriez pas pensé à explorer. Demandez à Claude d'examiner vos précédents échanges par email avec les participants à la réunion.

Prompt:

Vérifie mes emails pour voir si j'ai eu des conversations précédentes avec [nom] ou quelqu'un de [entreprise], et si oui, fais-en un résumé.

Claude peut analyser votre Gmail, sélectionner les fils de discussion pertinents et fournir un résumé concis de vos conversations passées. Cela peut inclure :

• Quand vous êtes entrés en contact pour la première fois
• Les sujets dont vous avez déjà discuté
• Les actions ou suivis encore en attente
• Les documents ou projets que vous avez partagés

C'est une excellente façon de rassembler tout le matériel nécessaire pour votre réunion sans avoir à fouiller dans votre boîte de réception et perdre du temps à chercher les messages pertinents.

Étape 4 - Exploiter les informations pour réussir votre réunion

Vous êtes maintenant prêt à demander à Claude de vous aider à élaborer des points de discussion ou des questions pertinentes, en utilisant les informations tirées de votre calendrier, de vos emails et de la recherche en ligne. Il rassemble tous les éléments pour que vous puissiez aborder n'importe quelle réunion avec confiance et bien préparé. Demandez à Claude avec le prompt suivant :

Prompt:

En fonction de ma prochaine réunion avec [nom] et de nos conversations précédentes, quels points de discussion dois-je préparer ?

Claude rassemblera toutes les informations disponibles sur la personne, son entreprise et vos interactions passées, puis les utilisera pour vous fournir des suggestions personnalisées sur la meilleure façon d'aborder la réunion. Considérez-le comme une préparation intelligente et sur mesure pour optimiser votre temps ensemble.

Vous pouvez même demander à Claude de définir des rappels ou de suggérer des questions de suivi basées sur les sujets abordés pendant la réunion. C'est un moyen simple de maintenir la conversation et de développer la relation une fois la réunion terminée.

Voilà qui conclut ce tutoriel. Vous pouvez maintenant aborder votre réunion en toute confiance, sachant que vous avez fait vos devoirs. De plus, vous pouvez obtenir un résumé de la discussion après la réunion en posant des questions de suivi. Tout est question de gestion intelligente, et quand on parle d'IA, l'intelligence est le maître-mot.

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