Bienvenue dans le dernier tutoriel de notre cours Automatiser la gestion de projet avec l'IA !

Ce tutoriel vous montre comment fluidifier la communication de projet en créant un workflow qui rejoint automatiquement vos réunions de projet, génère des transcriptions, met à jour votre outil de gestion de projet avec les points clés, et envoie des mises à jour automatisées aux parties prenantes via différents canaux de communication.

À la fin de ce tutoriel, vous serez capable de :

• Ajouter le preneur de notes de Lindy et affiner le workflow.
• Mettre à jour votre outil de gestion de projet.
• Tester la réunion et examiner les résultats.

Allons droit au but !

Étape 1 - Ajouter l'outil de prise de notes de Lindy et affiner le processus

Commencez par vous rendre sur Lindy et connectez-vous (ou créez un compte si ce n'est pas déjà fait).

Une fois connecté, recherchez le modèle "Meeting Notetaker" et cliquez dessus. Nous utiliserons ce modèle comme base pour automatiser votre flux de travail.

Pour déclencher le workflow automatiquement, nous devons nous connecter à Google Calendar. Repérez l'étape "Calendar Event Started" et cliquez dessus. C'est ici que vous établirez la connexion avec votre Google Calendar. Cette connexion permettra au flux de se lancer automatiquement au début de vos réunions de projet. Cliquez sur le bouton orange dans la barre latérale droite. 

Astuce rapide : Vous pouvez ajouter un filtre pour que le workflow ne s'exécute que pour vos réunions de projet. Il vous suffit de configurer un filtre de déclenchement pour des noms de réunions spécifiques. Dans ce cas, nous pouvons filtrer les événements du calendrier contenant "Web Development Project" dans leur titre.

Ce filtrage remplit deux objectifs :

• Cela empêche l'exécution inutile du workflow, ce qui permet d'économiser vos crédits Lindy
• Cela garantit que l'automatisation ne se déclenche que pour les réunions de projet réelles, et non pour chaque événement du calendrier

Personnalisons votre flux de travail ! Pour commencer, connectez vos comptes Gmail et Slack. Cela permettra au système d'envoyer des messages automatisés de manière fluide.

Après cela, vous pouvez affiner le flux de travail selon vos préférences. Vous aurez la possibilité d'ajuster le style d'écriture de l'IA pour les résumés de réunions, de choisir le nom qui s'affichera pour votre bot d'enregistrement Lindy, et de configurer la façon dont vos notes sont créées et partagées avec votre équipe.

Étape 2 - Mettez à jour votre outil de gestion de projet

Maintenant que nous avons établi les bases, nous pouvons ajouter une étape pour partager les mises à jour des réunions dans notre outil de gestion de projet. Dans Airtable, cela implique la création d'une nouvelle table pour ces notes. Cliquez sur le bouton "Add or import" dans la navigation des tables pour commencer.

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Donnez-lui un nom approprié. Nous utiliserons "Android Meeting Recap". Remplissez les champs Nom, Notes et Date de réunion.

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Astuce rapide : Vous pouvez ajouter un lien vers vos Tâches depuis ce tableau pour relier des tâches spécifiques du projet à vos données de réunion.

Ensuite, retournons sur Lindy pour ajouter une étape qui enverra les résumés de réunion vers Airtable. Pour cela, cliquez sur le bouton '+' situé juste en dessous de l'étape Slack.

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Trouvez et sélectionnez l'action "Create Record" d'Airtable, puis associez les données aux champs "Meeting Recap" que vous avez configurés précédemment — en récupérant le nom depuis l'événement du calendrier, les notes depuis le corps de l'e-mail, et en utilisant un prompt d'IA pour capturer la date de la réunion.

Astuce rapide : L'utilisation de ces variables d'entrée n'est pas obligatoire. Vous pouvez adapter la structure ou le format et combiner différentes sorties Lindy pour les faire correspondre à votre outil de gestion de projet.

N'oubliez pas de cliquer sur le bouton 'Save' en haut à droite de la page Lindy pour enregistrer votre flux final.

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Étape 3 - Tester la réunion et examiner les résultats

Il est maintenant temps de tester l'automatisation. Créez une réunion test dans votre Google Calendar qui correspond aux critères de déclenchement du flux Lindy.

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Démarrez votre appel vidéo et laissez le Lindy Meeting Notetaker se connecter. Veillez à parler pendant l'appel afin que l'enregistrement puisse générer une transcription et un compte-rendu de la réunion.

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Une fois la réunion terminée, tous les participants devraient recevoir un résumé des points abordés par email.

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Vous recevrez également un bref récapitulatif via Slack.

Vous pouvez consulter la vue Lindy Task dans le flux pour voir une piste d'audit détaillée, étape par étape, de toutes les actions effectuées par Lindy pendant l'automatisation. Cela facilite le dépannage et l'amélioration de votre workflow.

Pour terminer, rendez-vous sur Airtable (ou votre outil de gestion de projet préféré) pour visualiser les données mappées qui ont été transférées vers votre projet.

Et voilà, c'est terminé ! Vous disposez maintenant d'un système entièrement automatisé pour générer des comptes rendus de réunion, les partager avec les parties prenantes du projet et les stocker dans votre outil de gestion de projet.

Félicitations ! Vous avez terminé ce cours. Vous êtes maintenant prêt à optimiser vos projets grâce à l'IA, ce qui vous permettra, ainsi qu'à vos parties prenantes, d'économiser énormément de temps et d'efforts.