La gestion d'un agenda chargé implique souvent de se précipiter pour préparer les réunions. Qu'il s'agisse de rassembler des informations sur les participants, de passer en revue les ordres du jour ou de se remémorer les discussions précédentes, le travail préparatoire peut devenir écrasant.

Mais s'il existait un moyen d'automatiser tout cela ? En utilisant l'IA et les workflows d'automatisation, vous pouvez recevoir un email contenant tous les détails nécessaires directement dans votre boîte de réception 10 minutes avant chaque réunion.

Dans ce tutoriel, nous vous guiderons à travers la mise en place d'un workflow qui génère et vous envoie automatiquement par email un résumé de préparation de réunion, vous garantissant d'être toujours préparé, organisé et prêt à participer.

Objectifs principaux :

• Intégrez votre calendrier à une plateforme de workflow basée sur l'IA.
• Automatisez le processus de collecte des informations des participants.
• Générez des contenus de préparation de réunion résumés grâce à l'IA.
• Configurez l'envoi par email des résumés de réunion 10 minutes avant chaque rendez-vous.

Configurez votre workflow

Pour commencer, rendez-vous sur Lindy. Vous devrez d'abord créer un compte si vous n'en avez pas déjà un. C'est un outil payant mais ils proposent un essai gratuit de 7 jours qui vous permet de l'essayer et de voir s'il vous convient.

Une fois connecté :

Accédez au tableau de bord du générateur de workflow, cliquez sur "Meeting Prep Alert" puis sur "Add".

Vous disposez maintenant de la structure d'automatisation que nous allons personnaliser

Commencez par connecter votre Calendrier. Vous n'avez pas de compte Gmail mais un compte Microsoft ? Vous pouvez également configurer votre workflow pour d'autres applications comme Outlook. Assurez-vous simplement d'authentifier l'application que vous utilisez.

La fonctionnalité Minutes Offset correspond au moment où l'automatisation démarrera. Si elle est réglée sur -10 comme ici, l'automatisation s'exécutera 10 minutes avant la réunion. Si vous souhaitez recevoir le résumé de préparation 30 minutes avant la réunion, il suffit d'entrer -30.

Ensuite, il est temps de définir la condition pour créer les résumés de préparation de réunion. Choisissez le modèle que vous souhaitez (il n'est pas nécessaire qu'il soit avancé étant donné la tâche à accomplir).

Pour la partie concernant l'agent IA, c'est à vous de décider quelles données vous souhaitez que l'IA récupère. Par exemple, si vous disposez d'informations sur vos contacts dans votre CRM (conversations passées ? prochaines étapes convenues ?), pourquoi ne pas demander à l'IA de récupérer ces données et de les utiliser pour créer un résumé encore plus pertinent ?

Dans mon cas, puisque je ne dispose pas de ces données, je vais m'en tenir à l'utilisation de LinkedIn avec leur prompt. Le modèle Claude 3.5 devrait faire l'affaire ici, même si un modèle GPT conviendrait également.

Passons maintenant à la configuration Gmail. Notez que vous pouvez également utiliser votre compte Outlook/Microsoft ici. J'ai augmenté le "Max Results" à 20 pour que l'IA dispose de suffisamment de données.

Pour finir, il est temps de configurer l'email qui sera envoyé. Je ne modifierai rien sauf la désactivation de la fonction "Include Lindy Signature".

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Tester et activer votre workflow

Il est maintenant temps de tester le workflow !

Il vous suffit de créer une réunion dans votre calendrier entre deux adresses e-mail que vous possédez, en la programmant dans plus de 10 minutes (ou plus tard selon le moment où vous souhaitez recevoir le résumé préparatoire). Si le workflow fonctionne correctement, vous devriez voir une nouvelle tâche apparaître 10 minutes avant la réunion.

Si tout fonctionne correctement, votre workflow sera désormais actif et vous recevrez un e-mail de synthèse avant chaque réunion inscrite dans votre calendrier.

J'espère que vous réalisez maintenant la puissance de cet outil, particulièrement lorsque vous parvenez à fournir suffisamment de données à l'IA.

Conclusion

Grâce à ce workflow automatisé, vous serez toujours parfaitement préparé pour vos réunions sans avoir à lever le petit doigt. L'alliance entre l'IA et l'intégration du calendrier vous garantit d'avoir toutes les informations essentielles sur les participants, vous faisant ainsi gagner du temps et de l'énergie.

En suivant ces étapes, vous pourrez optimiser votre processus de préparation de réunion et vous concentrer sur l'essentiel : le contenu de la réunion elle-même. Bonne automatisation !

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