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Ce tutoriel est le deuxième du cours Automatisez la gestion de projet avec l'IA. Dans ce tutoriel, nous allons prendre le plan de projet que nous avons créé avec ChatGPT et mettre en place un système simple pour le suivre et générer des rapports à l'aide d'Airtable.
Airtable propose un excellent outil d'IA qui simplifie considérablement la création de systèmes de gestion de projet. Nous allons utiliser leurs modèles et l'assistant IA pour construire notre système de suivi étape par étape.
Voici les étapes à suivre dans ce tutoriel :
- Créez une application de gestion de projet dans Airtable.
- Importez tous les détails de votre plan de projet.
- Ajoutez des rapports personnalisés et des interfaces sur mesure
Outils nécessaires :
Créer une application de gestion de projet dans Airtable
Connectez-vous à votre compte Airtable et cliquez sur le bouton 'Create' situé en bas à gauche de l'écran pour créer une nouvelle base.
À présent, sélectionnez l'option "Build an app with AI" pour profiter du constructeur d'applications IA d'Airtable qui facilitera la configuration.
Airtable vous dirigera vers une boîte de dialogue. Cliquez sur le lien 'app quick start building experience' en bas de l'écran. Bien que la configuration par IA soit efficace, nous souhaitons vous montrer les étapes pour créer une base manuellement. Nous utiliserons l'IA plus tard dans ce tutoriel.
Cliquez sur 'Project Management' sur l'écran suivant.
Sélectionnez 'Projects, Tasks, and Programs' et cliquez sur 'Next'.
Dans l'écran 'Choose app automation', cliquez sur 'Track and Assign Tasks' puis sur 'Next'.
Pour finir, nous allons choisir un nom, une palette de couleurs et une icône afin de donner à notre application son propre style et sa personnalité unique. Cliquez sur 'Finish'.
Et voilà ! Vous disposez maintenant de la structure complète d'une application de gestion de projet prête à l'emploi ! Pour la suite, nous allons ajouter les données de notre plan de projet. Pour ce faire, accédez à la couche de données de l'application en cliquant sur le bouton "Edit app" situé dans le coin supérieur droit de l'écran.
Téléchargez tous les détails de votre plan de projet
Dans la vue d'édition de l'application, cliquez sur 'Data' dans la barre de navigation supérieure.
Vous verrez des tables de données pour les Tâches, les Projets et les Programmes. Étant donné que toutes les informations de notre plan de projet se concentrent sur les tâches, nous nous limiterons à travailler avec la table "Tasks".
Tout d'abord, supprimez les données de remplissage. Cochez la case située dans le coin supérieur gauche du tableau, faites un clic droit sur les lignes sélectionnées et choisissez "Delete all selected tasks".
Maintenant que les données ont été effacées, ajustons les en-têtes de colonnes pour correspondre à la structure de notre plan de projet. Changez le champ "Assignee" en champ texte et renommez "End date" en "Due date".
Ensuite, nous allons télécharger les données de notre plan de projet en utilisant le fichier CSV généré par ChatGPT lors de la première leçon. Cliquez sur le lien « Add or import » dans la barre de navigation supérieure.
Astuce : Pour une expérience plus fluide, nous vous recommandons d'utiliser l'extension d'importation CSV, accessible dans l'onglet « Extensions ». Cependant, elle n'est pas gratuite. Vous devez payer au moins 20 $/mois pour un abonnement, car la plupart des extensions ne sont accessibles que par le biais d'un compte payant.
Cliquez sur le lien 'Add or import' et sélectionnez l'option 'CSV file' dans le menu déroulant.
Dans le tutoriel précédent, nous avons téléchargé les tâches du projet créées par ChatGPT au format CSV. Pour télécharger votre fichier CSV contenant les données des tâches du projet, cliquez sur Local Files dans la navigation de gauche, puis sur Browse. Sélectionnez le fichier téléchargé et cliquez sur 'Upload one file.'
Sélectionnez « Tasks » dans la boîte de dialogue d'importation de fichiers et cliquez sur « Next ».
L'écran de mappage des champs apparaît. Cliquez sur 'other settings' en bas de la boîte de dialogue et sélectionnez 'Exclude first row in import.'
Cliquez sur « Map fields » et examinez les mappages automatiques des champs. S'il y a des divergences dans les correspondances, corrigez-les en utilisant les menus déroulants situés à côté de chaque champ correspondant. Cliquez sur « Import » après avoir révisé les correspondances. Airtable importera les données dans votre application de gestion de projet.
Et voilà. Toutes les données du projet ont été importées, et les champs des tâches ont été parfaitement remplis.
Astuce rapide : Vous pouvez enrichir ce tableau en reliant les tâches aux Projets ou aux Programmes des autres tableaux. Vous pourriez également aller plus loin en créant des liens de dépendance entre les tâches.
Ajouter des rapports personnalisés et des interfaces sur mesure
Maintenant que les données de notre plan de projet sont configurées dans Airtable, nous pouvons personnaliser l'interface de l'application pour les autres utilisateurs et créer des tableaux de bord de reporting. Pour commencer, cliquez sur l'onglet "Interface" en haut de la page.
Astuce rapide : Pour améliorer votre interface Airtable, assurez-vous d'avoir ajouté un champ "Status" à vos tâches si ce n'est pas déjà fait. Si vous avez suivi nos étapes, le champ Status sera automatiquement rempli avec les dépendances.
Vous pouvez personnaliser l'interface de la page Tasks à l'aide de l'éditeur situé sur le côté droit. Une fois que l'apparence vous convient parfaitement, cliquez sur le bouton "Publish" pour valider vos modifications.
Accédez à l'onglet "All Tasks" et cliquez sur le bouton "Sort" pour sélectionner "Kanban." Vous verrez une configuration Kanban complète avec une barre latérale pour les détails des tâches. N'hésitez pas à ajouter d'autres visualisations et à partager ces vues avec votre équipe pour que tout le monde reste synchronisé.
Astuce : Vous pouvez accéder à la barre latérale des détails de la tâche en cliquant sur n'importe quelle tâche dans l'interface.
Très bien, mettons en place un tableau de bord pour notre projet. Cliquez sur le nom de la Base dans le coin supérieur gauche, puis sélectionnez "Edit pages" dans le menu déroulant.
Donnons un nom à notre interface. Cliquez sur le bouton '+' à côté de la liste Interfaces dans la barre latérale.
Dans le menu déroulant, sélectionnez 'Add Interface'. Nommez la nouvelle interface "Starmagic Dashboard" et choisissez une icône pour représenter la page. Ensuite, cliquez sur 'Next'.
Sélectionnez la disposition du tableau de bord pour une vue d'ensemble détaillée. Cliquez sur 'Next.'
À présent, nous allons relier notre tableau 'Tasks' à l'interface pour le remplir avec les données. Sélectionnez 'Tasks' dans le menu déroulant des tableaux et cliquez sur 'Finish'.
Ceci va créer un tableau de bord de reporting simple pour vos tâches de projet. Vous pouvez l'améliorer en ajoutant des filtres, des éléments visuels attrayants et d'autres fonctionnalités à l'aide de l'éditeur situé à droite. Une fois que vous êtes satisfait du résultat, cliquez sur "Publish" dans le coin supérieur droit pour finaliser.
Vous arriverez sur votre nouvelle page "Dashboard", riche en rapports. Elle est prête à être partagée avec les parties prenantes, les dirigeants et les partenaires du projet afin que tout le monde reste informé.
Et voilà ! Votre système de gestion de projet est maintenant entièrement configuré et comprend tous les détails des tâches que nous avons créés dans la leçon précédente. Vous pouvez partager les interfaces des tâches avec les membres de votre équipe et fournir des vues de reporting aux parties prenantes selon les besoins.
Le prochain tutoriel permettra d'améliorer votre base Airtable en y intégrant des fonctionnalités d'IA pour optimiser l'automatisation des tâches et rationaliser la gestion des flux de travail.
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