Dans notre monde numérique où tout va très vite, la gestion de sa boîte mail peut vite devenir écrasante.

Avec un flux constant de messages entrants, il est facile de perdre la trace des emails importants.

C'est là qu'un système de tri automatique des emails propulsé par l'IA peut vous aider. En utilisant Lindy, vous mettrez en place un système automatisé qui trie et étiquette intelligemment vos emails selon leur contenu, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Ce tutoriel vous guidera à travers les étapes de configuration d'un assistant IA pour optimiser la gestion de votre boîte de réception. À la fin, vous disposerez d'un système de tri des emails entièrement fonctionnel qui réduira le classement manuel des messages et maintiendra votre boîte de réception organisée.

Objectifs principaux :

• Configurer un workflow de tri des emails par IA avec Lindy.
• Mettre en place une logique conditionnelle pour l'étiquetage automatique des emails.
• Créer des étiquettes personnalisées basées sur le contenu des emails.
• Tester et affiner le système de tri des emails.

Configuration du workflow de tri des emails

Commencez par créer un compte sur Lindy.

Ensuite, vous devrez vous rendre sur la place de marché de Lindy et sélectionner l'option Email Triager.

Ce modèle préconçu servira de base à notre assistant IA.

Configuration du déclencheur d'email :

Le premier élément du workflow est le déclencheur Email Received. Connectez et autorisez votre compte Gmail ou Outlook pour commencer.

Choisissez si vous souhaitez suivre les emails de relance ou traiter uniquement le premier message d'un fil de discussion.

Configurez des filtres pour préciser quels emails doivent déclencher le workflow — il peut s'agir d'emails provenant de contacts ou de services spécifiques. En réalité, cela dépend vraiment du type d'emails que vous souhaitez filtrer. Dans mon cas, je n'utiliserai aucun filtre car je souhaite classifier chaque email entrant.

Conseil d'expert : Si vous souhaitez traiter uniquement les emails prioritaires, pensez à filtrer par mots-clés ou par adresses d'expéditeurs pour garantir le tri des bons emails.

Création d'une logique conditionnelle pour l'étiquetage des emails

Maintenant que le flux de base est configuré, il est temps d'ajouter la logique qui détermine comment les emails seront catégorisés. Lindy utilise des prompts d'IA pour une configuration simplifiée :

Conditions par défaut:

Le modèle comprend des conditions de base comme la haute priorité, le spam et les newsletters. Vous pouvez personnaliser celles-ci ou en ajouter de nouvelles selon vos besoins. Dans mon cas, j'utiliserai GPT-4o Mini car je pense qu'il est plus que suffisant pour cette utilisation.

Ajout de conditions personnalisées :

Créons une nouvelle condition pour les emails de demande de rendez-vous. Utilisez un prompt du type "a customer is requesting a meeting" et nommez la condition "Meeting Request".

Conseil de pro : Lindy vous permet de rédiger ces conditions en langage naturel, ce qui facilite la création de règles de tri complexes.

Définir les noms et actions des étiquettes

Ensuite, nous devons ajouter l'étape "Add Label to Email" pour notre nouvelle condition. Pour cela, cliquez sur le bouton "Add Step" qui provient de votre nouvelle Condition.

Ensuite sélectionnez Perform an action

Puis sélectionnez l'action Gmail Add Label to Email

Après chaque condition, ajoutez une étape pour étiqueter l'email. Vous pouvez laisser Lindy générer automatiquement les étiquettes, ou les définir manuellement.

Conseil d'expert : Vous pouvez utiliser l'option AI Prompt de Lindy pour créer dynamiquement des étiquettes basées sur le contenu des e-mails, permettant ainsi un tri plus personnalisé.

Test et sauvegarde de votre workflow

Maintenant que tous les éléments sont en place, il est temps de tester votre nouveau système de triage :

Sauvegardez votre flux de travail :

Test:

Envoyez un e-mail test à votre boîte de réception et observez comment Lindy traite et étiquette l'e-mail. Par exemple, si l'e-mail ressemble à une newsletter, il devrait être étiqueté "Newsletter".

Conclusion

Félicitations ! Vous avez réussi à créer un assistant de tri automatique des e-mails basé sur l'IA qui étiquette automatiquement les messages entrants en fonction de leur contenu. Au fil du temps, cela vous aidera à gérer votre boîte de réception plus efficacement et à réduire l'effort manuel de classement des messages.

À mesure que vos besoins en matière d'e-mails évoluent, pensez à revoir et à mettre à jour vos conditions et étiquettes pour maintenir une efficacité optimale.

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