Lindy AI est un outil d'automatisation des flux de travail de pointe pour améliorer les opérations de support client. Sa fonctionnalité phare est sa capacité à s'intégrer parfaitement à votre base de connaissances existante, lui permettant de rédiger, envoyer ou sauvegarder automatiquement des réponses par e-mail aux demandes des utilisateurs.

Lindy vous aide à gagner du temps, maintenir la cohérence et assurer une expérience client de qualité grâce à son interface intuitive et ses puissantes capacités d'automatisation, tout en réduisant la charge de travail manuelle de votre équipe support.

Dans ce tutoriel, nous allons créer un agent de support personnalisé en utilisant Lindy, un puissant outil d'automatisation des flux de travail. Lindy s'intègre parfaitement à votre base de connaissances pour automatiquement rédiger, envoyer ou sauvegarder des réponses par e-mail aux demandes des utilisateurs.

À la fin de ce tutoriel, vous serez capable de :

• Configurer un trigger
• Ajouter les conditions initiales
• Lier une base de connaissances
• Affiner le flux de travail avec des conditions supplémentaires
• Rédiger et envoyer l'e-mail

Commençons sans plus attendre !

Étape 1 - Configurer votre déclencheur

La première étape consiste à créer un flux de travail pour l'assistant de support client. Rendez-vous sur Lindy AI et connectez-vous à votre compte.

Cliquez sur 'New Lindy' dans la barre latérale gauche et sélectionnez 'Start from Scratch.'

Le module de déclencheur apparaît dans l'éditeur de flux de travail. Cliquez dessus et recherchez/sélectionnez 'Email Received' comme premier déclencheur. Cela garantit que le flux de travail est déclenché lorsque vous recevez un e-mail.

Maintenant, cliquez sur le bouton 'Connect' pour connecter votre compte à Lindy.

Une fois la connexion établie, nous devons filtrer les événements pour nous assurer que seuls les emails contenant des mots-clés spécifiques puissent être traités dans l'éditeur de workflow. Sans cela, le processus peut devenir coûteux et vous risquez d'engager des frais indésirables.

Activez 'Filter events on this trigger' en cochant la case. Choisissez 'Body' pour le filtre, puis sélectionnez 'Contains' dans le menu déroulant suivant. Spécifiez les mots-clés qui apparaissent dans le corps de l'email comme déclencheurs de filtre. L'email contenant les mots-clés spécifiés sera filtré dans Lindy pour une réponse automatisée.

Cliquez sur le bouton '+ Condition' en bas du filtre d'événements, sélectionnez 'AND', et spécifiez un autre filtre d'événement. Cette fois-ci, définissez un filtre avec un mot-clé spécifique dans l'objet de l'email. Spécifiez les mots-clés pour le filtre d'événement.

Un conseil rapide : Vous pouvez ajouter plus de filtres en cliquant sur '+ Condition Group'. Cela vous permet de définir et configurer le filtrage des emails basé sur les étiquettes, les adresses de réponse et d'autres conditions.

Étape 2 - Ajouter les conditions initiales

Ensuite, ajoutez une condition de filtrage pour affiner davantage le workflow. Dans notre exemple, nous voulons filtrer les emails adressés au service client d'un fournisseur local de services internet.

Cliquez sur l'étape 'Condition' dans l'éditeur de workflow.

Définissez la condition qui commence par 'Go down this path if...' Vous pouvez spécifier des conditions telles que 'Emprunter ce chemin si l'email pose une question sur le haut débit ABC, particulièrement concernant les problèmes de connectivité, de facturation, d'annulation, de remboursement ou de connexion liés aux services haut débit.

Maintenant, Lindy va analyser l'email à la recherche de mots-clés spécifiques correspondant aux conditions que vous avez définies ici. Si la condition est remplie, le workflow se poursuivra.

Enregistrez le workflow en cliquant sur le bouton 'Save' dans le coin supérieur droit de l'écran.

Étape 3 - Lier une base de connaissances

L'étape la plus importante consiste à connecter Lindy à votre base de connaissances afin qu'il puisse récupérer la réponse aux questions spécifiques posées dans l'email. Une base de connaissances peut être un document Google Drive, Notion, ou un document texte. Ce peut également être un lien vers votre base de connaissances sur le site web ou tout autre lien permettant d'obtenir des réponses aux emails.

Cliquez sur le bouton '+' et sélectionnez 'search knowledge base'.

Liez vos sources de base de connaissances comme un lien Google Drive, un document texte ou une base de données Notion. Dans cet exemple, nous utiliserons des pages web comme liens vers la base de connaissances. Sélectionnez la source appropriée dans la boîte de dialogue qui s'affiche.

Si vous liez des pages web, cliquez sur 'Website' et ajoutez les liens vers plusieurs pages web. Cliquez sur 'Add Single Link' lors de l'ajout des liens de la base de connaissances. Vous pouvez également cliquer sur 'Crawl' pour que les pages web soient ajoutées automatiquement. Voici un exemple de structure de base de connaissances :

• Policies
• Common FAQs
• Refund and discount procedures
• Login troubleshooting steps

Cliquez sur 'Save' après avoir ajouté tous les liens.

Ensuite, choisissez le modèle par défaut pour l'analyse de la base de connaissances. Laissez les autres paramètres par défaut.

Étape 4 - Affinez le workflow avec des conditions supplémentaires

Pour garantir que Lindy fournisse des réponses précises, ajoutez une condition pour vérifier la présence de contenu pertinent dans la base de connaissances avant de poursuivre.

Par exemple, le workflow devrait s'arrêter si aucun contenu pertinent n'est trouvé afin d'éviter de générer des réponses inutiles. En revanche, si du contenu pertinent est disponible, le workflow peut se poursuivre naturellement, comme pour la rédaction d'un email utilisant les informations identifiées. Cela garantit des interactions significatives et fiables.

Ajoutez une 'Condition' au workflow.

Spécifiez la condition dans la boîte de prompt de condition. Vous pouvez écrire : 'Emprunter ce chemin si vous trouvez une réponse à l'email dans le contenu de la base de connaissances.'

N'oubliez pas de cliquer sur 'Save'.

Étape 5 - Rédiger et envoyer l'email

La dernière action de ce workflow est la rédaction d'un email. Vous pouvez utiliser un modèle prédéfini ou un prompt personnalisé adapté à la situation pour garantir que l'email soit professionnel, pertinent et direct. Par exemple, le prompt pourrait être :

Prompt:

Ta mission est de répondre aux emails des utilisateurs en utilisant une base de connaissances contenant les informations sur l'entreprise, l'utilisateur et les produits. Sois concis et clair, et évite d'ajouter toute information non présente dans la base de connaissances.

Le brouillon d'email devrait inclure des espaces réservés pour les champs dynamiques comme le nom du destinataire, le problème rencontré ou la solution proposée. Cela permet de personnaliser facilement chaque email tout en maintenant l'efficacité.

Pour préserver le professionnalisme, incluez la signature email de votre entreprise, qui peut contenir votre logo, vos coordonnées et toute mention légale pertinente.

Vous avez deux options pour gérer l'email une fois rédigé :

1. Automatically send the email pour optimiser le processus et fournir des réponses rapides.
2. Save it as a draft pour une révision manuelle avant l'envoi, garantissant un meilleur contrôle sur le contenu et le ton du message.

Ces paramètres garantissent que vos emails sont non seulement précis mais aussi cohérents avec les standards et l'image de marque de votre entreprise.

Cliquez sur le bouton '+' et recherchez 'Draft Email.' Dans les paramètres, spécifiez les champs 'To,' Bc, ou Bcc si vous souhaitez que l'email soit transmis aux services concernés. Laissez le sujet par défaut. L'IA rédigera le sujet pour vous. Dans le corps du message, cliquez sur le prompt IA et utilisez le prompt fourni ci-dessus.

Enfin, ajoutez votre signature à l'email et cliquez sur 'Save.'

C'est tout. Testons maintenant le workflow. Nous allons envoyer un email à l'adresse mentionnée dans le module de réception d'email, et il rédigera une réponse pour nous.

Lindy a rédigé une réponse et l'a sauvegardée dans 'Drafts.' Vous pouvez également le configurer pour répondre directement à l'adresse email.

C'est tout ! Vous avez réussi à automatiser les emails du service client et économisé beaucoup de temps et de ressources dans la gestion des réponses. Nous vous encourageons à expérimenter avec le workflow et à ajouter des conditions pour chaque type de question que vous recevez. Cela garantira que vos clients reçoivent une réponse détaillée, ou que l'email soit transmis pour une résolution plus approfondie.