De nombreuses startups choisissent Google Workspace car elles démarrent avec des moyens limités et tentent de se faire une place dans le monde concurrentiel des affaires en ligne. Avec la popularité croissante d'outils comme ChatGPT, il devient évident que l'automatisation et l'intégration sont essentielles pour l'avenir.

L'utilisation de ChatGPT avec les documents Google Drive peut s'avérer fastidieuse car la mise à jour manuelle de ChatGPT avec les dernières versions des documents peut prendre du temps, particulièrement lorsque les modifications sont fréquentes. Ce tutoriel vous montre comment transformer ChatGPT en GPT personnalisé, un assistant personnel capable d'accéder à vos documents Google Drive, de les récupérer et de les analyser.

En connectant ChatGPT à Google Drive, vous gagnerez beaucoup de temps sur la récupération de documents et obtiendrez de l'aide pour gérer vos projets et autres tâches de manière fluide.

Ce dont vous aurez besoin pour ce tutoriel

• Abonnement ChatGPT Plus pour les GPT personnalisés
• Google Cloud Platform (Un essai gratuit suffit) avec Google Drive API

Objectifs principaux

• Étape 1 - Configurer votre GPT personnalisé
• Étape 2 - Configurer Google Cloud
• Étape 3 - Implémenter l'API Google Drive
• Étape 4 - Finaliser la configuration
• Étape 5 - Utiliser votre GPT personnalisé

Étape 1 - Configurez votre GPT personnalisé

Dans le cadre de ce tutoriel, vous allez construire un assistant personnel capable de gérer vos documents. Au lieu de faire des allers-retours entre Google Drive et ChatGPT, il vous apportera tous les documents en les récupérant, les analysant et en exécutant les prompts. Cet assistant personnel comprend les requêtes en langage naturel et recherchera dans vos fichiers pour vous fournir des informations basées sur le contenu qu'il extrait du drive. 

Commençons.

Accédez à votre compte ChatGPT et cliquez sur Explore GPTs dans la barre latérale. Cliquez sur le bouton Create situé dans le coin supérieur droit de la boutique GPT. 

Cliquez sur Configure pour démarrer le processus d'intégration et configurer les étapes d'action. Il y a plusieurs champs à remplir. Commencez par nommer votre assistant GPT. Appelez-le 'Google Documents Assistant'. Rédigez une description claire et concise de la fonction de l'assistant GPT. 

Dans l'onglet de configuration, vous trouverez un grand signe '+' en haut. C'est à cet endroit que vous pouvez télécharger le logo de votre entreprise. Si vous souhaitez donner une touche professionnelle à votre logo, vous pouvez envisager d'en créer un nouveau en utilisant l'option Dall-E disponible dans le menu déroulant du signe plus.

Dans le champ des instructions, créez des directives détaillées sur la façon dont l'assistant GPT doit se comporter, les instructions spécifiques qu'il doit suivre, et comment il interagit avec l'API Google Drive. Les instructions que vous définissez ici serviront de prompt système pour le bot GPT, guidant ses réponses et agissant selon vos directives spécifiques. 

Voici le prompt détaillé pour vous aider à démarrer. N'hésitez pas à apporter les modifications ou améliorations que vous souhaitez.

Prompt :

Tu es un assistant IA responsable de l'accès, la récupération et l'analyse des documents stockés dans Google Drive via l'API Google Drive. Ton rôle est d'aider les utilisateurs à interroger, résumer et extraire des informations spécifiques depuis différents types de documents, incluant .docx, .pdf, .csv, .xlsx et Google Sheets. Tu auras accès aux documents uniquement lorsque autorisé et dois opérer en continu de manière sécurisée, professionnelle et efficace.Fonctionnalités principales :1. Récupération et accès aux documents2. À l'initialisation, récupérer et mettre en cache une liste de tous les fichiers dans le Google Drive connecté en utilisant la fonction listFiles3. Quand un utilisateur demande un fichier ou ensemble de fichiers spécifique, vérifier d'abord la liste en cache pour identifier les documents pertinents selon les noms, métadonnées et contenu4. Prendre en compte les types de fichiers, noms et contexte des documents (comme titres, dates, etc.) pour prioriser et sélectionner les fichiers les plus pertinents5. Si la liste en cache est obsolète ou incomplète, la rafraîchir avec la fonction listFiles6. Pour les fichiers Google Sheets, toujours les exporter en format CSV via l'API Drive7. Pour les fichiers Google Docs, toujours les exporter en format texte via l'API DriveGestion des requêtes :1. Résumés : Fournir des résumés concis et complets du contenu des fichiers. Toujours lire le document entier avant de donner ta réponse2. Professionnalisme : Maintenir un ton formel, fournir des réponses claires, structurées et précises basées sur le contenu des documents3. Gestion des dates : Pour les requêtes liées aux dates, rechercher les champs de dates et titres dans les fichiers. S'assurer que les formats de dates sont cohérents et clairement indiqués4. Données des tableurs : Pour les fichiers tableurs (Google Sheets ou .xlsx), analyser les données CSV exportées pour récupérer et rechercher efficacement les informationsGestion des erreurs et tentatives :1. Si une erreur survient lors du traitement d'une requête utilisateur (ex : timeout API, problèmes d'accès temporaires), réessayer automatiquement l'opération2. Implémenter une stratégie de backoff exponentiel pour les nouvelles tentatives afin d'éviter de surcharger le système3. Si une erreur persiste, essayer différentes approches pour récupérer le fichier ou l'information4. Continuer d'essayer de récupérer le fichier ou l'information jusqu'à 10 fois en utilisant diverses méthodes avant d'abandonner5. Si plusieurs tentatives échouent, informer l'utilisateur du problème et suggérer des approches alternatives ou demander des précisionsSuivi et clarifications :1. Demander des précisions quand une requête est vague ou incomplète, s'assurer de bien comprendre la demande de l'utilisateur avant de procéder2. Gérer l'ambiguïté dans les requêtes en suggérant des façons alternatives d'approcher l'information ou en demandant plus de détails à l'utilisateurExemples de requêtes et documentation d'utilisation :Requêtes par nom de fichier1. Récupérer les fichiers par nom : name = 'hello'2. Trouver les fichiers contenant des mots spécifiques dans le titre : name contains 'project'3. Exclure les fichiers par nom : not name contains 'draft'Recherche en texte intégral1. Rechercher des documents avec des mots ou phrases spécifiques : fullText contains 'contract'2. Exclure les fichiers avec des termes non désirés : not fullText contains 'confidential'Requêtes spécifiques aux dates1. Récupérer les documents modifiés après une date donnée : modifiedTime > '2023-01-01T00:00:00Z'2. Filtrer les fichiers image ou vidéo modifiés après une date spécifique : modifiedTime > '2023-01-01T00:00:00Z' and mimeType contains 'image/'Contrôle d'accès1. Interroger les fichiers partagés avec des utilisateurs spécifiques : 'user@example.com' in writers2. Rechercher les fichiers partagés avec l'utilisateur autorisé : sharedWithMeScénarios d'exempleRésumé de documentLorsque demandé, récupérer et résumer les points clés d'un contrat donné stocké en format txt.Données de tableurSi demandé, extraire des données spécifiques d'un tableur financier (.xlsx ou Google Sheets) et les présenter clairement.Requêtes directes de fichiersQuand un utilisateur demande directement un fichier spécifique (ex : "Donne-moi les détails du fichier X") :1. Vérifier la liste des fichiers en cache pour le fichier demandé2. Si trouvé, accéder et analyser le contenu du fichier3. Si non trouvé dans le cache, rafraîchir la liste des fichiers et chercher à nouveau4. Fournir une réponse complète basée sur le contenu et les métadonnées du fichier

Ces directives couvrent la récupération des documents, le traitement des requêtes, la gestion des erreurs, ainsi que les moyens d'assurer un fonctionnement fluide et sécurisé de votre GPT en accord avec vos attentes.

💡 Astuce : Lors de la rédaction d'instructions pour votre GPT, fournissez des exemples de types de fichiers et de requêtes probables pour l'aider à comprendre le contexte et améliorer la précision des réponses.

Avant de finaliser la configuration du GPT personnalisé, nous devons configurer Google Cloud et les identifiants API associés.

Étape 2 - Configurer Google Cloud

La deuxième partie de cette configuration nécessite la mise en place de l'accès Google Cloud pour l'intégration GPT. Cela implique de configurer la plateforme GCP et d'obtenir les identifiants API nécessaires qui serviront à connecter Google Drive avec l'assistant GPT. 

Commencez par accéder à la plateforme Google Cloud et connectez-vous à votre compte. Si vous n'en avez pas, vous pouvez démarrer un essai gratuit en fournissant les informations de votre carte bancaire. 

Rendez-vous sur la console Google Cloud et saisissez 'Google Drive API' dans la barre de recherche en haut de la page. Cliquez sur le bouton bleu 'Enable' pour autoriser votre GPT à accéder à l'API Drive. Cette connexion est essentielle pour permettre à votre projet d'interagir avec vos fichiers sur Google Cloud.

Cliquez sur le premier résultat intitulé "Google Drive API" et activez-le.

Allez dans l'onglet Credentials dans la barre latérale gauche et créez des identifiants en cliquant sur 'Configure consent screen'.

L'écran de consentement se trouve sur la droite. 

Ne vous laissez pas submerger par les informations présentées sur l'écran de consentement. Sélectionnez le bouton radio 'External' et cliquez sur 'Create'.

L'écran suivant vous permet de fournir des informations sur votre application afin que Google Cloud puisse configurer l'intégration pour vous.

Saisissez les informations de base pour votre application :

Nom de l'application : Vous pouvez utiliser le nom que vous avez donné à votre application, ou la nommer autrement comme 'ChatGPT Integration'

Email du support utilisateur : Spécifiez votre adresse email

Coordonnées du développeur : Saisissez à nouveau votre adresse e-mail

Cliquez sur Save and Continue

L'écran suivant est 'Scopes.' Cliquez sur Save and Continue sans rien ajouter ici. 

Sur l'écran suivant, ajoutez votre identifiant de messagerie - celui que vous avez utilisé pour votre compte Google Cloud Console. Cliquez à nouveau sur Save and Continue !

Étape 3 - Implémenter l'API Google Drive

Après avoir configuré Google Cloud Platform, rendez-vous dans la configuration du GPT personnalisé que vous avez créé à l'étape 1 et configurez l'intégration de l'API Google Drive.

Puisque vous avez déjà créé une nouvelle action, ajoutez une action pour Google Drive dans les actions personnalisées.

Maintenant que nous avons configuré les éléments de base dans Google Cloud Platform, revenons à notre configuration GPT personnalisée dans ChatGPT pour mettre en place l'intégration de l'API Google Drive.

Ajoutez une nouvelle action spécifique aux interactions avec Google Drive. Cliquez sur "Create new action" dans la section des actions personnalisées.

Commençons par définir le schéma. Ce schéma déterminera nos opérations GPT sur Google Drive. Il comprendra la lecture du contenu des fichiers, la recherche de documents spécifiques et, bien entendu, le listage des fichiers.

Pour plus de facilité, copiez et collez le schéma ci-dessous :

Le schéma que vous venez de copier constitue un ensemble robuste d'outils qui permet techniquement au GPT d'interagir avec les fichiers Google Drive.

‍Remarque : Si vous souhaitez gérer de grands ensembles de données ou accéder spécifiquement à des Google Sheets ou des Google Docs, il est recommandé de créer des intégrations distinctes pour leurs API respectives. Vous devez créer et implémenter des API distinctes pour Google Sheets et Google Docs en utilisant GCP. 

Pour les paramètres d'authentification, utilisez OAuth et définissez les valeurs suivantes :

Code :

URL d'autorisation : https://accounts.google.com/o/oauth2/auth

URL du jeton : https://oauth2.googleapis.com/token

Portée : https://www.googleapis.com/auth/drive.readonly

Cliquez sur Save sans rien modifier.

Une URL de callback apparaîtra dans l'onglet de configuration une fois que vous aurez ajouté le schéma et configuré l'authentification. Assurez-vous de copier cette URL, car vous en aurez besoin plus tard lorsque nous retournerons sur Google Cloud Platform pour finaliser la configuration de nos identifiants.

Étape 4 - Finalisation de la configuration

Après avoir obtenu une URL de rappel, rendez-vous sur le site GCP pour créer des identifiants OAuth. Dans l'onglet Credentials, cliquez sur 'Create Credentials' et sélectionnez 'OAuth client ID' dans le menu déroulant. 

Sélectionnez 'web application' dans le menu déroulant de l'ID client OAuth et spécifiez un nom.

Ne vous laissez pas déstabiliser par les informations déroutantes sur la page. À cette étape, vous devez ajouter l'URI de redirection autorisée. Sélectionnez-la et collez l'URL de callback que vous avez copiée depuis l'écran de configuration de votre GPT personnalisé dans la section 'Authorized redirect URIs' en cliquant sur 'Add URI'.

Cliquez sur Create. La plateforme génère un identifiant client et une clé secrète client. Rendez-vous sur l'écran de configuration du GPT personnalisé, puis dans les paramètres d'authentification de votre Google Drive, saisissez l'identifiant client et la clé secrète client que vous venez d'obtenir de GCP. 

Cette configuration établit une méthode sécurisée permettant à votre GPT personnalisé d'accéder à vos fichiers Google Drive. Le processus OAuth garantit que les utilisateurs autorisent explicitement le GPT à accéder à leur Drive, maintenant ainsi la sécurité et la confidentialité de l'ensemble.

Une fois la configuration terminée, vous pouvez déployer votre GPT en cliquant sur le bouton Create situé dans le coin supérieur droit pour le publier.

Étape 5 - Utiliser votre GPT personnalisé

Place à la partie amusante : vous allez pouvoir tester votre GPT personnalisé.

Démarrez une nouvelle conversation avec votre GPT personnalisé et commencez avec le prompt de votre choix. Le GPT est conçu pour comprendre et répondre aux requêtes en langage naturel. Vous pouvez communiquer en anglais, et il accédera à vos fichiers pour interagir avec eux afin de vous fournir une analyse détaillée des informations.

Nous avons demandé à notre Google Drive d'extraire et de créer un résumé des informations contenues dans le document comportant un autre tutoriel.

Voici la requête type :

Prompt

Extrais les informations clés dans le document nommé [insérer le nom du document].

Vous pouvez essayer de nombreux autres prompts pour exploiter la capacité de votre GPT à accéder, analyser et fournir toutes les informations concernant vos documents stockés dans le drive. Voici quelques exemples de prompts pour vous aider à démarrer.

Gestion de projet :

Fais un résumé de l'état de tous les projets en cours à partir de notre dernier tableau de suivi de projets.

Performance commerciale :

Sur la base du dernier rapport des ventes, quels sont nos 5 produits les plus vendus ce trimestre ?

Gestion des stocks :

Vérifie nos niveaux de stock actuels pour les produits en dessous du point de réapprovisionnement dans notre tableur d'inventaire.

Révision du calendrier de contenu :

Quels sont les articles de blog programmés pour publication dans les deux prochaines semaines, selon notre calendrier éditorial ?

Préparation de la réunion :

Compiler les points clés de discussion de l'ordre du jour et des documents associés pour la réunion du conseil d'administration de demain.

Soyez créatif avec les prompts. Vous pouvez les utiliser pour préparer une réunion, suivre l'avancement d'un projet ou analyser les performances commerciales. Désormais, plus besoin d'accéder à Google Drive et de chercher des documents. Vous pouvez accéder à votre Drive directement depuis votre fenêtre ChatGPT pour obtenir toutes les informations dont vous avez besoin. 

‍