La gestion manuelle des boîtes de réception peut devenir écrasante, particulièrement lorsque le volume d'emails est important. L'automatisation de ce processus grâce à Make et ChatGPT permet de gagner du temps et de fluidifier vos communications en organisant automatiquement les emails et en envoyant des réponses IA adaptées au contexte.

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à créer un gestionnaire de boîte de réception complet et un assistant de réponse automatique basé sur l'IA, en couvrant tous les outils et configurations nécessaires.

Objectifs principaux

1. Automatiser la gestion de la boîte de réception : Utilisez Make pour filtrer et organiser automatiquement les emails entrants selon des critères spécifiques.
2. Exploiter l'IA pour les réponses automatiques : Intégrez ChatGPT avec Make pour générer des réponses contextuelles aux emails.
3. Optimiser l'efficacité : Réduisez les interventions manuelles en automatisant les réponses aux demandes courantes et en catégorisant les emails pour les actions ultérieures.
4. Personnaliser et adapter les flux de travail : Utilisez des filtres et des prompts d'IA pour adapter les réponses en fonction du type d'email reçu.
5. Mettre en place des options avancées : Intégrez des suivis, personnalisez les modèles d'emails et affinez les flux de travail pour des résultats optimaux.

Configurer l'assistant IA pour la boîte de réception

Étape 1 : Configuration du scénario Make

La première étape consiste à créer un compte sur Make, à vous connecter, à accéder au tableau de bord et à créer un New Scenario.

Étape 2 : Ajout du module de votre fournisseur de messagerie

Dans votre scénario, recherchez votre fournisseur de messagerie (par exemple, Gmail, Outlook) comme déclencheur.

Sélectionnez l'action "Watch Emails", qui surveille votre boîte de réception pour détecter les nouveaux emails entrants. Utilisez également ce tutoriel pour connecter correctement Gmail à Make. C'est bien expliqué et ne devrait vous prendre que 5 minutes.

Configurez le déclencheur pour vérifier les nouveaux emails dans votre dossier Inbox. Utilisez le critère "All emails" pour que les emails déjà ouverts soient également classifiés.

Si vous souhaitez que Gmail surveille les emails que vous avez déjà reçus et les catégorise, augmentez le Maximum number of results à 10 par exemple

Pour finir, avant de passer à la prochaine étape de l'automatisation, assurez-vous d'avoir dans votre boîte de réception un email que vous pourrez utiliser comme test. Si ce n'est pas le cas, envoyez-vous simplement un email à vous-même.

Étape 3 : Configurer un filtre pour détecter des mots-clés spécifiques dans les emails

La troisième étape consiste à configurer des filtres pour gérer les emails de manière plus efficace. Par exemple, créez des règles pour filtrer les emails contenant des mots-clés spécifiques comme "Urgent", "Demande" ou "Réunion". Les mots-clés doivent être courants et basés sur les types d'emails que vous souhaitez surveiller.

Exemple de filtre : 

Condition : L'objet de l'email contient "Meeting Request."

Make ne déclenchera des réponses que pour les emails ayant cet objet.

Intégrer ChatGPT pour les réponses automatiques

Étape 1 : Configurer le module ChatGPT dans Make

Maintenant que Make est configuré pour se déclencher à la réception d'un email, nous devons l'intégrer avec l'API d'OpenAI pour catégoriser l'email et rédiger la réponse qui sera utilisée.

Créez un nouveau module, tapez "OpenAI" et sélectionnez Create a Completion. Assurez-vous de connecter OpenAI à votre compte make en utilisant votre clé API OpenAI (plus d'informations à ce sujet ici).

Sélectionnez le modèle gpt-4o-mini, qui est suffisamment puissant et économique pour ce cas d'utilisation.

Étape 2 : Transposer le contenu de l'email dans le prompt ChatGPT

La deuxième étape consiste à utiliser la fonction de mapping de Make pour transférer le corps de l'email du Module de déclenchement Email vers le Module ChatGPT. L'élément le plus important de toute cette configuration est le prompt. C'est lui qui détermine le comportement de l'assistant.

Prompt :

Tu es un auto-répondeur email IA pour {{name}}.
Ton rôle est de gérer certains types d'emails avec des réponses prédéfinies. Suis les directives ci-dessous pour assurer des réponses précises et professionnelles. En cas de doute, fournis une réponse de repli polie.
Corps de l'email : [insérer_corps_email]
Nom de l'expéditeur : [insérer_nom_expéditeur]
Objet de l'email : [insérer_objet_email]
Directives :
Limites claires : Réponds uniquement aux emails concernant les réunions, les demandes de produits ou les demandes d'informations générales.
Pour tous les autres emails, réponds avec : 'Merci pour votre message. L'équipe vous recontactera bientôt.'
Repli en cas d'informations insuffisantes : Si tu n'as pas assez d'informations pour fournir une réponse détaillée, réponds avec : 'Je n'ai pas tous les détails pour le moment, mais quelqu'un vous contactera prochainement.'
Déclencheurs spécifiques : Réponds uniquement aux emails contenant des mots-clés comme 'réunion', 'demande' ou 'renseignement'.
Modèles préétablis :
- Demande de réunion : 'Merci pour votre message ! J'ai bien reçu votre demande de réunion et confirmerai l'horaire prochainement.'
- Demande de produit : 'Merci de votre intérêt pour nos produits. Nous vous enverrons des informations détaillées prochainement.'
- Détection du sentiment : Si l'email exprime de la frustration ou un sentiment négatif, évite de fournir une réponse directe et réponds plutôt avec : 'Nous comprenons votre préoccupation et transmettons ceci à l'équipe concernée.'
Utilise ces réponses pour assurer une communication professionnelle et sûre, et priorise toujours le transfert à un humain en cas de doute.
Assure-toi de retourner uniquement la réponse générée, l'objet de l'email pour la réponse à envoyer, si l'email reçu correspond au type d'email auquel nous voulons répondre ou non, et si une intervention humaine est nécessaire dans un format json

Intégrez ce prompt et cette structure dans l'objet du mail, le corps du message et le nom de l'expéditeur. N'oubliez pas de fournir à l'assistant le maximum d'informations possibles !

Ensuite, sélectionnez "Show advanced settings" et réglez la Temperature à environ 0,7. Cela permettra au modèle d'être plus créatif dans ses réponses et d'éviter les réponses trop génériques.

Assurez-vous de retourner uniquement la réponse générée, l'objet du mail pour la réponse à envoyer, si l'email reçu correspond au type d'email auquel nous souhaitons répondre ou non, et si une intervention humaine est nécessaire, le tout au format json

Dans le Module ChatGPT, définissez le Format de Réponse sur Json Object et réglez Parse Json sur Yes. L'IA produira directement une sortie json exploitable.

Configurer le système de réponse automatique

Étape 1 : Envoyer la réponse générée via le module de messagerie

Ajoutez un autre module dans Make pour envoyer des emails via votre fournisseur de messagerie (par exemple, Gmail, Outlook).

• Configurez l'action "Send an Email".
• Définissez le destinataire comme étant l'adresse email de l'expéditeur initial.
• Utilisez la réponse de ChatGPT comme corps du message et le sujet comme objet de l'email de réponse.

Étape 2 : Tester et affiner le scénario

La deuxième étape consiste à tester le scénario en envoyant un e-mail test avec pour objet "Meeting Request" et à vérifier si le workflow déclenche bien la génération d'une réponse professionnelle par ChatGPT.

Affinez les prompts et les filtres de l'IA si les réponses sont trop génériques ou manquent de détails importants.

Ça a fonctionné !

‍Options avancées et idées d'amélioration

 1. Gestion des différents types d'e-mails

   - Créer des workflows plus spécifiques pour les emails contenant des mots comme "urgent", "tarification" ou "demande d'assistance".

   - Personnalisez les prompts de ChatGPT pour obtenir des réponses avec des détails spécifiques pour chaque type.

Exemple de cas d'utilisation : Réponse automatique aux demandes de renseignements sur les produits

1. Email reçu : Un client se renseigne sur vos produits par email.

2. Réponse de ChatGPT : ChatGPT génère automatiquement une réponse polie et informative :

   - Réponse : "Merci pour votre demande ! Nous vous enverrons prochainement plus de détails concernant nos produits et nos tarifs."

Conclusion

Félicitations pour avoir réussi à mettre en place votre gestionnaire de boîte de réception automatisé et votre assistant de réponse automatique IA en utilisant Make et ChatGPT !

Ce système puissant va simplifier la gestion de vos emails, vous faire gagner du temps et augmenter votre productivité en filtrant automatiquement les emails et en générant des réponses adaptées au contexte.