Les entreprises s'appuient sur les réunions pour la communication, la prise de décision et la collaboration. Cependant, une grande partie des informations précieuses discutées lors des réunions est souvent perdue ou oubliée.

La conversion des réunions en tutoriels structurés garantit que les connaissances sont préservées et facilement accessibles pour les entreprises et les équipes lorsqu'elles ont besoin d'un enregistrement bien documenté des discussions, décisions et idées importantes.

Dans ce guide, nous allons parcourir l'ensemble du processus de conversion des enregistrements d'appels de Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams en tutoriels étape par étape en utilisant Otter.AI (Gratuit) et Notion AI (Payant).

À la fin, vous disposerez d'un workflow étape par étape qui transforme les transcriptions de réunions en tutoriels structurés pour la documentation ou la création de contenu.

Commençons !

Comment enregistrer une réunion

Avant de commencer, vous devez enregistrer vos réunions. Le processus d'enregistrement varie selon la plateforme que vous utilisez.

Pour enregistrer une réunion sur Zoom, ouvrez Zoom et démarrez votre réunion. Cliquez sur le bouton d'enregistrement en bas de l'écran. Choisissez si vous souhaitez enregistrer dans le cloud ou sur votre ordinateur local. Une fois la réunion terminée, Zoom traitera l'enregistrement et le sauvegardera au format MP4. Vous pouvez accéder à vos réunions enregistrées dans le cloud Zoom ou votre stockage local.

Si vous utilisez Google Meet, démarrez une session Google Meet. Cliquez sur l'onglet des trois points dans le coin inférieur droit. Sélectionnez Manage Recording et confirmez votre choix. Google Meet arrêtera automatiquement l'enregistrement à la fin de la réunion, et le fichier sera sauvegardé sur Google Drive. Vous pouvez accéder à votre dossier d'enregistrements Google Drive pour accéder et télécharger votre fichier.

Pour Microsoft Teams, rejoignez ou démarrez une réunion. Cliquez sur Plus d'actions (trois points) dans la barre d'outils de la réunion et sélectionnez Start Recording. Une fois la réunion terminée, arrêtez l'enregistrement qui sera sauvegardé dans Microsoft Stream ou OneDrive. Vous pourrez partager l'enregistrement avec votre équipe directement depuis Microsoft Stream ou le télécharger pour une utilisation ultérieure.

Il est important de sauvegarder vos enregistrements au format MP4 pour une meilleure compatibilité avec les outils de transcription comme Otter.AI.

Transcrire les enregistrements avec Otter.ai

Puisque Notion AI ne prend pas en charge la transcription audio directe, vous devrez utiliser Otter.AI pour convertir les enregistrements en texte. Otter.AI est un outil de transcription alimenté par l'IA qui génère automatiquement des transcriptions à partir de fichiers audio et vidéo.

Le plan gratuit d'Otter.AI offre 300 minutes de transcription par mois et permet l'intégration avec Zoom, Google Meet et Microsoft Teams pour la transcription en direct. De plus, Otter.AI propose l'identification des interlocuteurs et la mise en évidence des mots-clés, facilitant la recherche d'informations spécifiques dans les transcriptions.

Une fois connecté à votre compte Otter.AI, repérez les boutons Import et Record dans le coin supérieur droit du tableau de bord. Ces options vous permettent soit d'enregistrer une nouvelle réunion, soit de télécharger un fichier précédemment enregistré.

Télécharger et générer une transcription

Une fois connecté à Otter.AI, le processus de génération d'une transcription est simple. Cliquez sur Import dans le coin supérieur droit du tableau de bord. Sélectionnez votre enregistrement MP4 et téléchargez-le sur la plateforme. Otter.AI commencera à traiter le fichier et à générer une transcription. Selon la durée de l'enregistrement, ce processus peut prendre quelques minutes.

Une fois la transcription terminée, cliquez sur Go to Transcript (situé en haut à droite)(voir la capture d'écran ci-dessus comme référence) pour vérifier et corriger son exactitude. La révision de la transcription est essentielle, car les transcriptions générées par l'IA peuvent contenir des erreurs mineures.

Pour améliorer la précision de la transcription, assurez-vous de corriger tous les termes techniques. Identifiez clairement les intervenants pour plus de clarté, et supprimez les mots de remplissage inutiles comme "euh" et "hum" pour obtenir un document plus professionnel. Ajoutez la ponctuation nécessaire pour améliorer la lisibilité, et mettez en évidence les sections importantes pour faciliter leur consultation ultérieure.

Copier-coller la transcription dans Notion

Après avoir révisé et modifié la transcription dans Otter.AI, vous devrez la transférer dans Notion pour un traitement ultérieur. Ouvrez Notion et assurez-vous d'avoir un abonnement Notion AI actif. Notion AI est une fonctionnalité premium qui permet la génération de contenu, la synthèse et la mise en forme assistées par l'IA dans Notion.

Si vous n'êtes pas sûr d'avoir accès à Notion AI, vérifiez dans le coin supérieur gauche de votre tableau de bord Notion, où l'option Notion AI devrait être mentionnée.

Copiez la transcription depuis Otter.AI, collez-la dans le document et organisez le texte en sections claires pour améliorer la lisibilité avant d'utiliser Notion AI.

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Utilisez un prompt structuré dans Notion AI

Pour transformer votre transcription en un tutoriel bien structuré, utilisez les capacités de génération de contenu de Notion AI. Collez la transcription dans la section de prompt de Notion AI et fournissez une commande structurée. Par exemple, vous pouvez utiliser le prompt suivant :

"Convert the meeting transcript into a step-by-step tutorial, making it easy to read."

Révisez et publiez le tutoriel

Notion AI analysera la transcription et générera un document structuré. Pour affiner les résultats, vous pouvez expérimenter différentes variations de prompts.

Vous pouvez demander à Notion AI de résumer les points clés et de créer un tutoriel avec des étapes concrètes, de générer un guide de formation structuré basé sur la transcription, ou de convertir la transcription en un plan de cours détaillé. Notion AI peut également générer une FAQ ou un guide pédagogique à partir de la transcription, la rendant encore plus utile pour la documentation.

Une fois que Notion AI a généré le tutoriel, prenez le temps de le réviser et de l'affiner. Assurez-vous que toutes les étapes sont clairement définies et structurées de manière logique. Effectuez les modifications nécessaires pour garantir l'exactitude, et envisagez d'ajouter des images ou des captures d'écran pour faciliter la compréhension.

L'ajout de perspectives ou de notes supplémentaires enrichira davantage le tutoriel. Une fois que vous êtes satisfait du document final, enregistrez-le et partagez-le avec votre équipe selon les besoins.

Conclusion

Dans ce guide, vous avez appris à convertir des enregistrements d'appels en tutoriels structurés en utilisant Notion AI et Otter.AI. Le processus comprend l'enregistrement d'une réunion, sa transcription et l'utilisation de Notion AI pour créer une documentation professionnelle. En suivant ces étapes, vous pouvez efficacement générer du matériel de formation, documenter des réunions et créer du contenu précieux pour le partage des connaissances.

Après avoir créé plusieurs tutoriels, vous pouvez utiliser Notion pour les organiser en une base de connaissances structurée. Un espace de travail Notion bien structuré peut aider à rationaliser la formation, améliorer l'efficacité et rendre l'information plus accessible.

Envisagez de créer un tableau de bord regroupant tous vos tutoriels, classés par sujet, département ou public. L'utilisation de la fonction base de données de Notion peut vous aider à lier les tutoriels pertinents et à créer une bibliothèque de formation entièrement consultable.

La capacité de Notion à créer du contenu interconnecté en fait un outil puissant pour la gestion des connaissances à long terme. En l'intégrant à d'autres outils comme Slack, Google Drive ou Trello, vous pouvez améliorer la collaboration et garantir que les précieuses informations issues des réunions ne sont jamais perdues.

En organisant correctement vos tutoriels dans Notion, vous vous assurez que les connaissances restent accessibles et exploitables.

Bonne documentation !

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