La plupart des entreprises utilisent un formulaire de contact sur leur site web pour recevoir leurs demandes commerciales. Ce type de formulaire offre un excellent moyen de collecter, stocker et accéder rapidement à des données pertinentes. 

Cependant, de nombreux clients préfèrent utiliser une adresse e-mail plutôt que de remplir un formulaire en ligne. Cela crée une tâche supplémentaire, car une personne doit lire le mail, en extraire les informations et organiser un suivi, ce qui peut s'avérer vraiment fastidieux.

Cette tâche supplémentaire peut être automatisée grâce à des outils d'automatisation par IA comme Zapier et Airtable. Vous pouvez créer un processus automatisé sans compétences en programmation pour extraire les données nécessaires de l'email et générer un résumé avant de le transmettre au service concerné pour le suivi.

Ce tutoriel vous montrera comment automatiser la transformation des emails entrants en prospects qualifiés grâce à Zapier et Airtable.

Pour mieux suivre ce tutoriel, nous allons utiliser un scénario où vous gérez une boutique de cadeaux en ligne. Vous recevez une demande pour préparer un panier cadeau pour une fête d'anniversaire. La fête commence demain à 18h00. Vous souhaitez utiliser l'IA pour extraire toutes les informations pertinentes de l'email et les enregistrer dans Airtable afin d'envoyer les détails dans un Google Sheets assigné à l'équipe chargée de la préparation des commandes. Notez que cette dernière étape dépendra vraiment de votre workflow et vous pourriez tout aussi bien envoyer les leads via Slack ou par email.

Objectifs principaux

• Créer un nouveau Zap pour l'e-mail entrant
• Construire une base Airtable pour stocker les données de l'e-mail
• Utiliser l'API d'OpenAI pour extraire les données de l'e-mail de demande
• Ajouter les données dans Airtable

Étape 1 - Créer un nouveau Zap pour l'e-mail entrant

Comme de nombreuses organisations, vous recevez probablement des emails via une adresse liée soit à Outlook, soit à GSuite. Ce tutoriel se concentrera sur GSuite, qui s'intègre parfaitement avec Zapier. Outlook est également bien intégré. Vous pouvez opter pour n'importe quel fournisseur de messagerie, à condition qu'il soit compatible avec Zapier.

Accédez à Zapier.com. Connectez-vous à votre compte. Cliquez sur le gros bouton orange 'Create' sur la gauche. Sélectionnez 'Zaps'.

L'éditeur Zap vous permet d'automatiser la tâche en sélectionnant des déclencheurs pour chaque étape du processus. La première étape consiste à créer un déclencheur pour Gmail. La question importante ici est de savoir comment Zapier peut identifier quels emails entrants sont des prospects et lesquels sont des spams. La solution est de créer une étiquette Gmail pour les prospects potentiels que vous souhaitez que Zapier traite. Vous pouvez l'appeler 'New Leads'.

Note :‍

N'oubliez pas que vous pouvez étiqueter les e-mails entrants manuellement ou automatiser ce processus en configurant les paramètres de filtrage dans Gmail. 

Dans l'éditeur Zap, cliquez sur le déclencheur et sélectionnez 'Gmail.' Une fois le déclencheur créé, cliquez sur la case et sélectionnez 'New Labeled Email' dans la section 'Trigger Event.'

Connectez-vous à votre compte Gmail et cliquez sur 'Add Account' pour continuer.

Un e-mail de test a été envoyé à mon adresse e-mail. Je l'ai étiqueté avec le label 'new leads'.

Accédez à la boîte de configuration du déclencheur et allez dans le paramètre 'Configure'. Sélectionnez la boîte mail contenant l'email étiqueté et cliquez sur 'Continue'.

Il est temps de sélectionner l'email entrant pour tester le Zap. Cliquez sur 'Test' et recherchez les emails dans votre boîte de réception.

Zapier vous montrera plusieurs emails. Le premier enregistrement sera celui qui correspond exactement. Cliquez sur l'enregistrement et vérifiez s'il s'agit bien de l'email étiqueté. Cliquez sur l'enregistrement pour le sélectionner puis cliquez sur 'Continue with selected record.'

Le déclencheur est configuré. 

Étape 2 - Créer une base AirTable pour stocker les données des emails

Vous avez besoin d'un endroit pour stocker les données extraites des emails. Airtable est la meilleure solution car c'est un outil cloud convivial pour créer et gérer des bases de données et des feuilles de calcul. Il est particulièrement adapté à l'automatisation par IA grâce à son interface intuitive, ses nombreuses possibilités d'intégration, sa capacité à évoluer et son support API robuste. Cela permet de le connecter facilement à d'autres outils d'IA et d'automatiser les flux de travail.

Vous devez créer une base Airtable pour stocker les données extraites des emails entrants.

Pour notre scénario, nous avons utilisé les colonnes suivantes pour stocker les données :

• Nom du client
• Email du client
• Services/articles commandés
• Date limite
• Budget

Allez sur Airtable et créez une nouvelle base à partir de zéro. Cliquez sur 'Create' en haut à gauche de la page, puis sur 'Start from Scratch'.

Pour capturer les données des prospects, renommez et ajoutez de nouvelles colonnes. Double-cliquez sur les en-têtes de colonne pour les renommer.

Étape 3 - Utiliser l'API OpenAI pour extraire les données de l'email de demande

Pour extraire les informations nécessaires du courriel de demande, nous utiliserons l'API d'OpenAI, qui est facilement intégrée à Zapier pour une utilisation simplifiée.

Dans l'éditeur Zap, repérez la section 'Action', recherchez "ChatGPT" comme application, et sélectionnez "Extract Structured Data" comme événement. Connectez-vous à votre compte ChatGPT en fournissant une clé API que vous pouvez générer depuis votre compte ChatGPT, puis cliquez sur 'Continue.'

Différents composants nécessitent une configuration pour mettre en œuvre cela efficacement. Dans un premier temps, il est essentiel de connecter le champ 'Body Plain' du déclencheur zap à l'emplacement "Unstructured Text". L'IA interprétera ce champ.

Pour cette tâche, nous utiliserons le modèle GPT-4, la dernière et la plus puissante offre d'OpenAI. Cependant, le modèle GPT-3.5-turbo est plus économique et pourrait s'avérer tout aussi efficace. N'hésitez pas à tester les deux modèles selon vos préférences.

Après avoir configuré la connexion de données, vous devez paramétrer ChatGPT pour qu'il interprète les données des emails et crée des champs de données exploitables pouvant être stockés dans Airtable.

Une fois la configuration terminée, nous devons guider ChatGPT pour extraire les données de l'e-mail.

Nous devons rédiger une "Description" qui guidera l'IA dans sa tâche. C'est l'occasion d'expliquer pourquoi nous extrayons ces données et de fournir à l'IA tout le contexte détaillé dont elle pourrait avoir besoin.

Sélectionnez la température à body plain car c'est la seule donnée dont nous avons besoin pour extraire le lead.

N'hésitez pas à expérimenter avec le prompt pour trouver ce qui fonctionne le mieux dans votre cas. Pour notre part, nous avons constaté que le prompt suivant donnait d'excellents résultats :

Prompt :

Tu es un commercial professionnel. Tu reçois des emails et tu extrais les informations utiles pour que l'équipe commerciale puisse faire le suivi.Pour le champ "Services/articles commandés", inclure les quantités lorsqu'elles sont mentionnées (ex : 2 x [article]) et séparer chaque article distinct sur une nouvelle ligne.Pour le champ "Date limite", ne l'inclure que s'il s'agit d'une date précise. Utiliser le format MM/JJ/AAAA (nous sommes en 2025)Ne fais pas de suppositions et n'invente rien. Laisse vide si tu ne trouves pas d'information pour l'une des valeurs.

Après avoir rédigé le prompt, il est temps d'indiquer à ChatGPT les colonnes de données exactes que nous souhaitons extraire de l'email. Copiez/collez les noms des colonnes sous 'values to extract.' Cliquez sur 'Continue.'

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Vérifiez l'ensemble des étapes de configuration et cliquez sur 'Test' pour voir si ChatGPT extrait correctement les données requises.

Étape 4 - Ajouter les données dans Airtable

Nous devons maintenant intégrer ces données nouvellement obtenues dans Airtable.

Pour y parvenir, ajoutez une étape supplémentaire à votre zap. Sélectionnez "Airtable" comme application pour l'action, puis choisissez "Create Record" comme événement. Cliquez sur 'Continue'

À présent, alignez les champs de sortie du processus ChatGPT avec les colonnes correspondantes dans Airtable.

Nous avons évité d'extraire l'« E-mail client » via l'IA, puisqu'il est directement accessible depuis l'étape de déclenchement Gmail. Concernant le « Budget », j'ai revu le processus et effectué un nouveau test avec un exemple d'e-mail modifié pour m'assurer d'avoir un champ prêt pour le mapping ici.

Spécifiez la base Airtable et la table. Zapier extraira les colonnes du tableau et les affichera dans la fenêtre de configuration.

Dans la boîte de test, testez l'étape et finalisez votre Zap.

Maintenant que vous avez terminé ces étapes, vous pouvez envoyer les données portables vers Google Sheets, une adresse e-mail ou un message Slack. Tout dépend de votre flux de travail.

• Zapier peut être configuré pour envoyer une réponse automatique à l'email, garantissant ainsi une prise de contact rapide. De plus, Zapier peut notifier votre équipe commerciale via Slack, l'IA fournissant un résumé concis du lead.
• Cette approche permet à votre équipe de comprendre rapidement les informations essentielles du lead sans avoir à ouvrir Airtable.