Combien de temps passez-vous à scruter des données dans des feuilles de calcul ? L'analyse approfondie d'un jeu de données pour en extraire des informations pertinentes nécessite concentration et travail acharné. Et si l'IA pouvait réduire ce temps et vous permettre de découvrir tous les insights cachés dans vos données en quelques minutes ? Ce serait formidable car vous pourriez consacrer plus de temps à d'autres tâches. 

L'IA est une bénédiction pour les analystes de données qui gèrent d'innombrables feuilles de calcul. Cependant, sa véritable valeur réside dans le fait qu'elle augmente les capacités d'analyse humaine plutôt que de les remplacer. Bien que des outils d'IA comme Gemini dans Google Sheets puissent rapidement traiter les données via des commandes simples comme "/help analyze" pour obtenir des aperçus instantanés ou "/help formula" pour des calculs complexes, votre expertise reste cruciale pour interpréter le contexte et prendre des décisions stratégiques. En automatisant les tâches routinières des feuilles de calcul - du nettoyage des données à la visualisation - l'IA vous permet de vous concentrer sur des analyses de plus haut niveau qui ont un impact réel sur l'entreprise. Considérez l'IA comme votre partenaire analytique dans Google Sheets - elle s'occupe du travail de fond du traitement des données grâce à des commandes intuitives, vous permettant d'appliquer vos connaissances du domaine là où elles sont le plus utiles. 

Dans ce tutoriel, vous apprendrez à utiliser Gemini pour :

• Créer un tableau avec les fonctions Google Spreadsheet
• Utiliser le formatage conditionnel avec Gemini
• Rechercher les doublons
• Gérer les stocks

Créer un tableau avec les fonctions Google Spreadsheet

L'un des points forts de Gemini dans Google Workspace est la création de tableaux avec des données. Il crée des tableaux et les remplit automatiquement. Il utilise également les fonctions Google pour collecter des informations. Cependant, il est nécessaire de fournir des détails précis dans le prompt. Un prompt trop simple pourrait ne pas être bien compris et générer des lignes de données aléatoires. Il reste encore relativement immature et naïf comparé à d'autres outils populaires (comme ChatGPT). 

Ouvrez une feuille de calcul Google vierge. Cliquez sur l'icône Gemini (une sorte d'étoile) située dans le coin supérieur droit de la page. 

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Dans notre exemple, nous générons un tableau qui affiche la dernière valeur boursière de 5 actions. Nous précisons le nombre d'actions afin de pouvoir calculer le nombre total d'actions et leur valeur marchande. Voici le prompt :

Prompt :

Crée un tableau avec une liste d'actions : Apple, Abercrombie, Lucid Group, Archer Aviation et RIOT platforms. Liste le symbole boursier pour chaque action et indique la valeur marchande actuelle en temps réel pour chaque action en utilisant la fonction googlefinance. J'ai 5 actions de chaque titre. Colore les lignes et la colonne des totaux. Ajoute le montant total dans une ligne séparée sous le tableau.

Une fois satisfait du résultat, cliquez sur "Exporter vers Sheets" pour insérer le tableau. Après l'insertion, la fonction tableur s'activera, affichant la valeur marchande actuelle de chaque action ainsi que le montant total de nos actions.

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Vous pouvez demander à Gemini d'ajouter une ligne à ce tableau. Cependant, il y a un détail important. Il générera le tableau entier avec la ligne supplémentaire. Gemini n'ajoute pas de lignes individuellement. À la place, il génère le tableau complet et remplace l'ancien. C'est la même chose pour la suppression de lignes ou de colonnes. Il génère un tableau entier avec les lignes/colonnes supprimées. Utilisez le prompt suivant :

‍Prompt :

Insérer une ligne en utilisant la 'Google Finance function' et la remplir avec une autre action avec la valeur du ticker en direct. L'action est Nvidia. Nous avons 10 actions de ce titre.

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Je suppose qu'il a oublié d'ajouter la valeur totale. C'est typique de Gemini. Quoi qu'il en soit, poursuivons.

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Utiliser la mise en forme conditionnelle

Bien que Gemini soit très limité dans ses réponses, vous pouvez mettre en surbrillance des cellules contenant certaines valeurs. Utilisez le prompt suivant. Notez la quantité de détails que nous avons fournis.

Prompt :

Utilise le formatage conditionnel pour mettre en surbrillance les cellules ayant une valeur supérieure à 200 dans la colonne des montants réels dépensés.

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Une autre façon de trouver des informations spécifiques est de demander à Gemini d'identifier le plus grand écart entre le montant budgété et le montant réellement dépensé.

Prompt :

Trouve la différence entre le montant réel le plus élevé dépensé et le montant budgétisé.

Il ne formate pas le tableau ; il fournit simplement une formule et le résultat.

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Trouver les doublons

Comme nous l'avons mentionné précédemment, Gemini est fortement limité dans ses réponses aux prompts quelque peu ambigus. Vous devez utiliser une formulation très précise dans le prompt pour inciter Gemini à générer une réponse. Il est important de noter que Gemini ne peut pas formater, modifier ou changer des données dans une cellule. Il ne peut pas non plus modifier ou créer de nouvelles lignes/colonnes. 

Pour que cela fonctionne, vous devez rédiger des prompts simples. Cela devrait être aussi simple que un, deux, trois. Même dans ce cas, cela ne crée pas une ligne avec des données. Au lieu de cela, vous obtenez une formule que vous pouvez utiliser pour remplir les cellules avec des valeurs.

Nous avons utilisé le prompt suivant pour identifier les doublons dans deux colonnes.

Prompt:

Trouve les doublons dans les colonnes A et B.

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Nous avons donc sélectionné la colonne et utilisé la formule qu'elle a générée.

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Les lignes contenant des données en double ont été marquées. Vous pouvez remplacer ce terme par n'importe quel autre mot en modifiant le mot "Duplicate" dans la barre de formule.

Gérer l'inventaire

L'un des cas d'utilisation les plus courants de Google Sheets est la gestion des stocks. Vous pouvez désormais utiliser Gemini pour vous aider à gérer les données d'inventaire. Les fonctions les plus utilisées dans la gestion des stocks sont SUMIF, LOOKUP, VLOOKUP, HLOOKUP et XLOOKUP. En plus de ces formules courantes, vous pouvez en créer une qui vous soit propre pour traiter vos données. 

Maintenant que nous connaissons les limitations de Gemini, demandons-lui de créer une formule pour trouver l'article le moins cher dans la zone sud.

Prompt:

Trouve l'article le moins cher dans l'emplacement sud dans sheet2

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La formule nous a fourni une formule xlookup à coller dans une cellule, ainsi que son résultat.

Nous sommes en train d'explorer ses capacités. Alors, posons quelques questions supplémentaires pour voir si nous pouvons obtenir des résultats pertinents.

Prompt :

Trouve les emplacements dans le tableau qui ont des produits frais.

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Ce n'est pas mal. Au moins il a listé les articles frais, mais il a oublié de mentionner où ils sont disponibles. Redemandons-lui.

Prompt:

Liste les emplacements qui ont des haricots et de la laitue romaine.

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Vous pouvez demander à Gemini de créer des formules pour trouver des données spécifiques. Par exemple, vous pouvez lui demander de créer une formule qui calcule le prix moyen des produits dans la zone sud.

Prompt :

Créer une formule qui calcule le prix moyen des produits dans la zone sud

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C'est tout ce qu'il y a à savoir pour le moment. Comme nous l'avons mentionné précédemment, il ne peut comprendre que des requêtes simples et fournir des réponses dans la barre latérale. Il ne peut pas modifier les lignes/colonnes ou les cellules. Nous espérons que Google améliorera son Chatbot pour nous permettre de simplifier nos tâches sur les feuilles de calcul.