La plupart des professionnels jonglent entre d'innombrables réunions, échéances et engagements, sacrifiant souvent un temps précieux à gérer leurs calendriers plutôt que de se concentrer sur l'essentiel. Et si un assistant calendrier IA personnalisé s'intégrait harmonieusement à votre emploi du temps — vérifiant les conflits, suggérant les meilleurs créneaux de réunion et créant des événements par simple conversation ?

En exploitant les puissantes capacités d'automatisation des flux de travail et d'IA de n8n, cet assistant intelligent apprend vos préférences au fil du temps, priorise vos engagements les plus importants et gère les tâches fastidieuses de planification, vous libérant ainsi du temps pour faire ce qui compte vraiment.

Ce tutoriel vous montrera comment utiliser l'éditeur de flux de travail d'automatisation n8n pour créer un assistant calendrier personnalisé. Il vous apprendra à poser les bases, créer votre déclencheur, configurer l'agent IA et vous assurer qu'il comprend exactement vos besoins.

Vous apprendrez à :

• Établir les "fondations" du système
• Créer un déclencheur
• Configurer l'agent IA
• Améliorer la compréhension de l'IA

Outils nécessaires :

• Compte n8n
• Google Calendar

Voyons comment procéder !

Étape 1 - Poser les bases

Rendez-vous sur n8n et ouvrez votre espace de travail. Cliquez sur le bouton "Create Workflow" dans le menu supérieur pour créer un nouveau flux de travail. Vous commencerez avec une toile vierge sur laquelle nous construirons votre assistant calendrier.

Dans l'éditeur de flux de travail, cliquez sur le bouton '+' au milieu de l'écran pour démarrer votre flux de travail.

Étape 2 - Créer un déclencheur

Après avoir cliqué sur le bouton '+', recherchez 'Chat trigger'. Conservez les paramètres par défaut pour que le flux de travail s'active avec n'importe quel message.

Appuyez sur 'Esc' pour revenir à l'écran du workflow. Ne faites aucune modification.

Étape 3 - Configurer l'agent IA

Ensuite, cliquez sur le bouton '+' dans le module de déclenchement du chat et ajoutez un agent IA.

Une fois la fenêtre de configuration de l'agent IA ouverte, appuyez sur 'Esc' pour retourner à l'éditeur de workflow. Cliquez sur le bouton '+' pour le modèle de chat et configurez-le en premier.

Sélectionnez le modèle de chat Google Gemini pour cette itération. Vous pouvez choisir Anthropic ou Deepseek, mais comme nous ne gérons que le calendrier, nous opterons pour Google Gemini.

Connectez Google Gemini à votre workflow. Rendez-vous sur Aistudio.google.com et générez une clé API. Copiez-la et collez-la dans la fenêtre de configuration des identifiants.

Sélectionnez le modèle Gemini 2.0 Flash. Fermez la fenêtre et retournez à l'écran d'édition du workflow.

Ensuite, cliquez sur le '+' pour configurer la mémoire. Sélectionnez Window buffer memory avec 5 interactions.

Enfin, configurez les outils en cliquant sur le bouton '+' à côté. Cliquez sur le menu déroulant 'Credentials' pour connecter les outils à votre compte Google.

Ici, nous allons ajouter deux outils Google Calendar :

• Get Events : Pour vérifier votre agenda
• Create Event : Pour ajouter de nouveaux rendez-vous

Sélectionnez 'Event' comme ressource et 'Create' comme opération. Utilisez les expressions AI pour les heures de début/fin dynamiques {{ $fromAI('placeholder_name') }}.

Pour la fonction Get events, retournez dans l'éditeur de workflow et créez un autre outil. Cette fois-ci, nous allons le configurer pour Get events.

Pour Get events, suivez ces étapes :

• Set the operation to "Get Many."
• Définissez une limite raisonnable (par exemple, 50 événements)
• Définissez la plage temporelle en utilisant les expressions $now

Pour la dernière étape, guidez le comportement de votre AI Agent ; ajoutez un message système en sélectionnant le nœud AI Agent, en allant dans "Add Options", puis en sélectionnant 'System message'. Ajoutez des instructions comme :

Prompt :

Tu as deux outils :

Get Events : Utilise ceci pour vérifier les disponibilités du calendrier.
Create Event : Utilise ceci pour planifier de nouveaux rendez-vous.

Réponds toujours de manière conversationnelle et confirme les détails avant de créer des événements.

C'est tout. Testons cette automatisation en créant un événement dans Google Calendar.

Étape 4 - Tester le workflow

Faites glisser le bouton d'activation en haut de l'écran de l'éditeur de workflow.

Cliquez sur 'Open chat' en bas de l'éditeur de workflow et envoyez un message. L'automatisation du workflow exécutera l'événement.

L'agent a réussi à nous montrer les événements du calendrier lorsque nous lui avons demandé d'afficher les événements d'aujourd'hui.

Et voilà, c'est tout ! N'oubliez pas d'expérimenter avec les différents éléments du workflow. Créez un agent IA intelligent qui interagit avec votre calendrier pour vous permettre de vous concentrer sur les tâches importantes plutôt que de perdre du temps à manipuler le calendrier lui-même.