Les professionnels de nombreux domaines - du juridique et des RH à la recherche, l'ingénierie, le marketing et la finance - sont souvent confrontés à la tâche chronophage d'analyser des documents complexes comme des contrats, des réglementations, des spécifications techniques, des articles de recherche ou des politiques internes. NotebookLM se distingue en basant strictement ses réponses sur les documents que vous fournissez. Contrairement aux modèles d'IA généralistes qui s'appuient sur de vastes données d'entraînement, NotebookLM se concentre uniquement sur vos sources téléchargées. Cela le rend particulièrement précieux pour examiner des informations confidentielles, des mises à jour juridiques récentes, des normes techniques détaillées, des recherches spécifiques ou des directives internes, garantissant ainsi des insights pertinents et directement traçables dans vos textes de référence.

Cet article fournit un guide pratique d'utilisation de NotebookLM pour l'analyse détaillée de documents. Bien que nous nous concentrions sur des exemples étape par étape dans les domaines juridique et RH - en vérifiant un contrat de travail par rapport à la nouvelle règle FTC sur les clauses de non-concurrence et en répondant aux questions des employés basées sur les politiques RH d'une université - les principes s'appliquent largement. Imaginez utiliser la même technique pour vérifier une conception technique par rapport aux codes d'ingénierie et aux directives internes, analyser un article de recherche par rapport à la littérature existante, ou vérifier la conformité d'un texte marketing avec les normes de marque et réglementaires.

Objectifs clés

• Learn how to upload and manage source documents in NotebookLM.
• Analyze an employment contract clause against a recent US federal regulation.
• Evaluate an employee query based on a complex HR policy manual.
• Understand how NotebookLM cites sources to support its answers.

Étape 1 - Télécharger vos documents sources

Commençons par l'exemple 1 où l'URL de la règle FTC sur les clauses de non-concurrence est : https://www.federalregister.gov/documents/2024/05/07/2024-09171/non-compete-clause-rule .

N'oubliez pas de télécharger la version PDF de 165 pages depuis cette page.

Étape 2 - Accéder à NotebookLM et créer un nouveau notebook

Commencez par vous rendre sur le site de NotebookLM https://notebooklm.google/. Créez un nouveau notebook pour votre projet. Considérez un notebook comme un espace dédié pour télécharger des documents liés à un sujet ou une tâche spécifique. Cliquez sur le bouton "Create new" pour créer un nouveau notebook.

Étape 3 - Téléchargez vos documents sources

Une fois votre nouveau notebook créé, l'étape suivante consiste à télécharger les documents que NotebookLM utilisera comme référence. Pour notre premier exemple, nous allons télécharger le PDF de la nouvelle règle de la FTC sur les clauses de non-concurrence. Accédez à l'emplacement où vous avez enregistré le PDF de la règle. Cliquez sur le bouton de téléchargement dans l'interface NotebookLM et sélectionnez le PDF de la règle FTC, ou glissez-déposez-le simplement dans la zone Upload sources.

NotebookLM va traiter le document, le rendant disponible pour analyse dans votre notebook. Cela peut prendre quelques instants, selon la taille et la complexité du PDF.

NotebookLM nommera automatiquement notre Notebook et proposera également un bref résumé du PDF téléchargé.

Ensuite, pour le premier exemple, nous allons examiner un modèle d'accord de non-concurrence provenant de ce site web : https://eforms.com/non-compete/ avec le contrat téléchargeable à l'adresse suivante : https://eforms.com/download/2016/08/non-compete-agreement-template.pdf.

Téléchargez maintenant ce second document en cliquant sur le bouton Sources - Add.

Après avoir téléchargé ce second document, les deux documents sont maintenant dans notre section Sources.

Étape 4 - Analyser un contrat de non-concurrence par rapport à la règle de non-concurrence de la FTC

Maintenant que nos documents sont téléchargés, nous pouvons commencer à poser des questions. Commençons par notre premier exemple.

Imaginez que vous ayez un contrat de travail comme notre exemple PDF avec la clause suivante : "V. NON-COMPETE. The Owner shall possess, in accordance with the terms of this Agreement, the following protections from the Recipient engaging in the following activities: _____________________________"

Dans l'interface de chat de votre notebook NotebookLM, formulez clairement votre question pour orienter l'analyse de NotebookLM.

Prompt

Mon accord de non-concurrence comprend la section suivante : "V. NON-CONCURRENCE. Le Propriétaire disposera, conformément aux termes du présent Accord, des protections suivantes empêchant le Bénéficiaire de se livrer aux activités suivantes : _____________________________" En supposant que cette section vise à m'empêcher de travailler pour un concurrent ou de créer une entreprise concurrente après la fin de mon emploi, ce type de clause de non-concurrence est-il généralement applicable pour un travailleur qui n'est pas cadre dirigeant, selon la nouvelle règle de la FTC ? Explique en te basant sur le document de la FTC.

NotebookLM va traiter votre question en analysant le contenu du document sur la règle des clauses de non-concurrence de la FTC que vous avez téléchargé. Il recherchera dans ce document les informations concernant l'applicabilité des clauses de non-concurrence pour les employés qui ne sont pas classés comme cadres supérieurs.

Ainsi, le résultat indique que, selon la règle de la FTC, pour les travailleurs qui ne sont pas cadres supérieurs, les nouvelles clauses de non-concurrence sont interdites, et les clauses existantes sont généralement inapplicables après la date d'entrée en vigueur de la règle. NotebookLM fait référence aux sections du document de la FTC qui stipulent cette interdiction et définissent qui peut être qualifié de cadre supérieur.

Si la réponse de NotebookLM n'est pas immédiatement claire ou si vous souhaitez approfondir un point spécifique qu'il soulève, vous pouvez poser des questions complémentaires. Par exemple, vous pourriez demander la définition exacte de "senior executive" telle que fournie dans le document.

Prompt

Quelle est la définition de "senior executive" selon le document FTC Non-Compete Clause Rule ?

Ce questionnement itératif vous permet d'explorer en profondeur le contenu du document et de vous assurer que vous comprenez bien le fondement de la réponse initiale de NotebookLM.

Sauvegarder les informations de la conversation

En cliquant sur le bouton "Save to note", vous créerez une Note à partir de la réponse de l'IA dans la conversation, que vous pourrez consulter ultérieurement.

Vérifions maintenant s'il existe d'autres violations dans notre accord de non-concurrence.

Prompt

Sur la base du document de réglementation FTC téléchargé, examine l'accord de non-concurrence complet. Identifie les sections, autres que la Section V, qui sont en conflit pour les cadres non-dirigeants. Explique chaque conflit et cite le document FTC.

Il semble que la Section VI pourrait également entrer en conflit avec la nouvelle règle de la FTC.

Étape 5 - Analyser les questions des employés par rapport aux règlements RH de l'entreprise

Pour notre deuxième exemple, nous allons introduire un ensemble plus complexe de règlements RH et utiliser à des fins de démonstration les Politiques du Personnel pour les Membres du Personnel (PPSM) de l'Université de Californie.

L'URL de la page des politiques PPSM de l'UC est : https://policy.ucop.edu/manuals/personnel-policies-for-staff-members.html

Comme nous ne sommes pas sûrs de quelles politiques sont pertinentes pour répondre à nos questions, nous téléchargeons simplement toutes celles indiquées ici.

NotebookLM va traiter ces documents en les ajoutant à nos sources pour le questionnement.

Maintenant, en utilisant les documents PPSM de l'Université de Californie que nous avons téléchargés, nous allons analyser quelques questions d'employés dans le contexte de ces politiques.

Imaginons qu'un employé a une question complexe, nous demandons donc dans le chat :

Prompt

Puis-je utiliser mes congés maladie payés accumulés pour m'occuper du parent de mon partenaire domestique enregistré qui nécessite des soins en raison d'une maladie ? Si oui, existe-t-il des limitations définies dans la politique concernant le nombre de jours de congés maladie pouvant être utilisés annuellement à cette fin spécifique ?

NotebookLM effectuera une recherche dans les documents PPSM téléchargés pour trouver les informations et nous donner une réponse précise.

Examinons une autre question d'employé encore plus complexe :

Prompt

Prenons le cas d'un employé à temps plein qui a effectué 6 ans de service qualifiant et qui occupe un poste permanent. Si cet employé prend un congé familial et médical approuvé pour un problème de santé grave qui dure 8 semaines consécutives, et prend ce congé sans solde (sans utiliser de congés accumulés), comment cette période de 8 semaines de congé familial et médical non rémunéré affecte-t-elle son cumul de congés payés et de congés maladie ? Explique les règles d'accumulation des congés payés et des congés maladie pendant les congés sans solde selon le texte de la politique.

Dans tous ces exemples, remarquez comment NotebookLM fait systématiquement référence aux documents téléchargés, en citant ses sources pour chaque réponse. C'est sa force principale, garantissant que les informations fournies sont directement appuyées par vos sources, ce qui en fait un outil fiable pour l'analyse de textes juridiques et RH spécifiques.

Résumé

NotebookLM vous permet d'analyser rapidement des documents essentiels. En téléchargeant des lois, des règlements, des contrats ou des politiques, vous créez une base de connaissances ciblée, permettant à NotebookLM de répondre à vos questions avec précision, en citant directement vos sources.

Nous l'avons démontré en vérifiant un contrat par rapport à la récente règle FTC sur les clauses de non-concurrence et en interprétant des politiques RH complexes. Cet ancrage dans vos documents spécifiques est inestimable pour les informations récentes, confidentielles ou de niche, permettant un gain de temps considérable par rapport aux recherches manuelles tout en garantissant des interprétations basées sur des textes faisant autorité.

Conclusion

Envisagez d'utiliser NotebookLM pour d'autres documents comme les accords clients, les normes techniques ou les directives de conformité. Le processus est simple : téléchargez les documents, posez des questions ciblées et examinez les réponses de l'IA ainsi que leurs citations sources.

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